Hoe regelt u de certificering van uw offshore-personeel?

Het beheer van certificeringen van offshore-medewerkers houdt in dat bijgehouden moet worden welke certificeringen elke medewerker bezit, dat de vervaldata in de gaten worden gehouden, dat wordt gezorgd voor naleving van project- en wettelijke vereisten, en dat verlengingen worden gecoördineerd voordat er hiaten ontstaan. Voor teams die leiding geven aan meerdere offshore-professionals moet dit proces gestructureerd en proactief verlopen. In de onderstaande paragrafen worden de meest voorkomende vragen over het beheer van offshore-certificeringen op één plek behandeld.

Welke certificaten moeten offshore-werknemers hebben?

Offshore-medewerkers moeten doorgaans beschikken over een combinatie van certificaten op het gebied van overleven, veiligheid en functiespecifieke vaardigheden voordat ze op een offshore-installatie aan de slag kunnen. De exacte vereisten zijn afhankelijk van de regio, de exploitant en het soort werk dat moet worden verricht. De meeste offshore-professionals die in Europa werkzaam zijn, moeten minimaal beschikken over een door OPITO of NOGEPA gecertificeerd certificaat voor een basisveiligheidstraining.

Veelvoorkomende certificaten voor offshore-opleidingen zijn onder meer:

• BOSIET (Basic Offshore Safety Induction and Emergency Training) voor werknemers die voor het eerst in een offshore-omgeving gaan werken
• FOET (Further Offshore Emergency Training) als verlenging van de BOSIET na vier jaar
• HUET (Helicopter Underwater Escape Training) voor werknemers die per helikopter van en naar offshore-installaties reizen
• NOGEPA-opleiding voor werknemers die werkzaam zijn in de Nederlandse sector van de Noordzee
• Medische geschiktheidsverklaringen waaruit blijkt dat de werknemer lichamelijk geschikt is voor offshorewerk
• Functiespecifieke certificaten, zoals een H₂S-bewustzijnscertificaat, brandbestrijding of eerste hulp, afhankelijk van de functie

Opdrachtgevers en klanten geven vaak aan welke certificeringen verplicht zijn voordat een medewerker kan worden ingezet. Controleer de vereisten altijd rechtstreeks bij de opdrachtgever of het QHSE-team van uw klant voordat u een opleiding boekt.

Hoe houd je de houdbaarheidsdata bij voor een groot personeelsbestand?

Om de vervaldata van een groot aantal offshore-medewerkers bij te houden, is een gecentraliseerd systeem nodig waarin alle certificaten worden geregistreerd, samen met de uitgiftedatum, de geldigheidsduur en de verlengingstermijnen. Vertrouwen op individuele werknemers om zelf hun vervaldata door te geven, is op grote schaal geen betrouwbare aanpak en brengt nalevingsrisico’s met zich mee.

Praktische methoden die organisaties gebruiken, zijn onder meer:

• Speciale software voor personeelsbeheer of naleving die automatische verlengingsmeldingen verstuurt
• Gedeelde spreadsheets met voorwaardelijke opmaak om certificaten te markeren die binnen 60 of 90 dagen verlopen
• Functies als HR- of opleidingscoördinator waarbij men verantwoordelijk is voor het controleren van certificaten volgens een vast schema
• Certificaatgegevens integreren met systemen voor personeelsbeheer of inzetplanning, zodat geen enkele werknemer kan worden ingezet zonder geldige documentatie

Het is van cruciaal belang om voldoende doorlooptijd in te bouwen. De meeste offshore-certificeringen nemen minstens één tot twee dagen in beslag, en populaire cursusdata zijn snel volgeboekt. Door verlengingen minstens 60 dagen van tevoren aan te geven, krijgen coördinatoren voldoende tijd om de training in te plannen zonder de projecttijdlijnen te verstoren.

Wie is verantwoordelijk voor het beheer van offshore-certificeringen?

De verantwoordelijkheid voor het beheer van offshore-certificaten ligt doorgaans bij de werkgever of het aannemersbedrijf, en niet bij de individuele werknemer. In de praktijk betekent dit dat HR-afdelingen, QHSE-teams, opleidingscoördinatoren of bemanningsmanagers ervoor moeten zorgen dat hun personeel te allen tijde over geldige en passende certificaten beschikt.

Voor zelfstandige aannemers en freelancers ligt de verantwoordelijkheid bij het individu. Van onafhankelijke offshorewerkers wordt verwacht dat zij hun eigen certificaten bijhouden, hun eigen verlengingsdata in de gaten houden en geldige documentatie kunnen overleggen wanneer zij voor een project worden ingezet.

Ongeacht wie het proces beheert, heeft de exploitant of de eigenaar van de installatie het laatste woord. Werknemers zonder de vereiste geldige certificaten krijgen geen toegang tot een offshore-installatie, ongeacht hoe lang ze al in de sector werkzaam zijn.

Wat gebeurt er als het certificaat van een offshorewerknemer verloopt?

Als het certificaat van een offshorewerknemer verloopt, mag hij of zij pas weer offshore werken nadat het certificaat is vernieuwd. Dit geldt zelfs als de werknemer jarenlange offshore-ervaring heeft. Verlopen offshore-opleidingscertificaten worden door exploitanten niet geaccepteerd, en de werknemer wordt van het project gehaald totdat hij of zij opnieuw is gecertificeerd.

De praktische gevolgen kunnen onder meer zijn:

• Vertragingen bij de mobilisatie die de startdata van projecten vertragen
• Last-minute trainingsboekingen op korte termijn, die moeilijker in te plannen zijn
• Extra kosten voor een spoedreis naar een opleidingscentrum
• Reputatierisico voor de werkgever indien tijdens een audit blijkt dat het personeel niet aan de voorschriften voldoet

Sommige certificeringen, zoals de FOET, moeten worden afgerond voordat de BOSIET verloopt. Als men wacht tot na het verstrijken van de geldigheidsduur, kan het zijn dat de werknemer de volledige BOSIET-cursus opnieuw moet volgen in plaats van de kortere verlengingscursus, wat meer tijd kost en duurder is.

Hoe organiseer je een offshore-training voor meerdere werknemers tegelijk?

Het coördineren van offshore-opleidingen voor een grote groep vereist planning vooraf, duidelijke communicatie met een opleidingsaanbieder en een totaaloverzicht van wie welke opleiding nodig heeft en wanneer. Hoe meer medewerkers erbij betrokken zijn, hoe belangrijker het is om verlengingen te bundelen en de opleidingsschema’s af te stemmen op de mobilisatieperiodes van projecten.

1. Breng uw personeelsbestand in kaart: stel een volledige lijst op van alle medewerkers, de certificaten die zij bezitten en de vervaldatum van elk certificaat.
2. De medewerkers indelen op basis van hun opleidingsbehoeften: vaststellen wie een BOSIET-cursus nodig heeft, wie een FOET-cursus nodig heeft, wie een HUET-hernieuwing nodig heeft, enzovoort.
3. Neem tijdig contact op met uw opleidingsaanbieder: bespreek de beschikbare cursusdata, groepsboekingen en of er speciale sessies voor uw team kunnen worden geregeld.
4. Afstemmen op de projectplanning: Plan trainingen waar mogelijk zo in dat ze vóór de startdata zijn afgerond, in plaats van op het laatste moment.
5. Logistiek controleren: Controleer of de medewerkers de opleidingslocatie gemakkelijk kunnen bereiken, vooral als ze uit verschillende regio’s komen.
6. Voltooide opleidingen: Werk uw certificeringsgegevens bij zodra een medewerker zijn of haar opleiding heeft afgerond en het certificaat heeft ontvangen.

Samenwerken met een opleidingsaanbieder die gegarandeerde cursusbeschikbaarheid biedt, maakt de coördinatie van groepen aanzienlijk eenvoudiger. Als een cursus gegarandeerd doorgaat, ongeacht het aantal deelnemers, kunt u kleinere groepen boeken zonder het risico op annulering.

Waar moet u op letten bij het kiezen van een aanbieder van offshore-veiligheidstrainingen?

Bij het kiezen van een aanbieder van veiligheidstrainingen voor de offshore-sector zijn accreditatie, het aanbod aan cursussen, de locatie en flexibiliteit de belangrijkste factoren. Een aanbieder moet gecertificeerd zijn door de betreffende accreditatie-instantie, zoals OPITO of NOGEPA, zodat zijn certificaten door offshore-exploitanten worden erkend.

Let naast de accreditatie ook op het volgende:

• Gegarandeerde cursusdata, zodat de training nooit wordt geannuleerd vanwege te weinig aanmeldingen
• Flexibele annulerings- en verplaatsingsvoorwaarden om rekening te houden met wijzigingen in het project zonder financiële sancties
• Handige opleidingslocaties in de buurt van havens, luchthavens of industriële knooppunten om de reistijd voor werknemers tot een minimum te beperken
• Ervaren instructeurs met praktische offshore-ervaring die de trainingen relevant en boeiend maken
• Duidelijke documentatie en digitale certificaten die eenvoudig aan exploitanten kunnen worden voorgelegd en in uw nalevingssysteem kunnen worden opgeslagen

Geverifieerde beoordelingen van andere offshore-professionals en -organisaties zijn een betrouwbare graadmeter voor de kwaliteit van de opleidingen en de betrouwbaarheid van de dienstverlening. Een aanbieder met een sterke staat van dienst op basis van een groot aantal beoordelingen geeft u het vertrouwen dat zijn opleidingen voldoen aan de normen die exploitanten verwachten.

Hoe FMTC Safety helpt bij de certificering van offshorepersoneel

We begrijpen dat het beheren van offshore-certificering binnen het personeelsbestand een continu proces is, waarbij het echte gevolgen heeft als er iets over het hoofd wordt gezien. Daarom hebben we ons opleidingsaanbod afgestemd op de behoeften van zowel individuele werknemers als de organisaties die de opleidingen voor hun teams coördineren.

Dit is wat wij bieden om het beheer van offshore-certificeringen te vergemakkelijken:

• Door OPITO en NOGEPA gecertificeerde cursussen, waaronder BOSIET, FOET, HUET en meer, die wereldwijd door offshore-exploitanten worden erkend
• Gegarandeerde beschikbaarheid van cursussen, zodat uw medewerkers hun opleiding altijd op tijd kunnen afronden, zelfs in kleinere groepen
• Gratis annuleren en verzetten tot 24 uur voor aanvang van de cursus, wat uw planningsteam flexibiliteit biedt
• Strategisch gelegen opleidingscentra in de buurt van grote havens, luchthavens en industriële knooppunten om de logistieke lasten voor uw personeel tot een minimum te beperken
• Ondersteuning voor zowel individuele boekingen als groepscoördinatie voor HR-teams, QHSE-professionals en opleidingscoördinatoren

Of u nu één medewerker moet laten certificeren voordat een project van start gaat of de verlenging van certificaten voor een volledige offshore-bemanning moet regelen, wij staan voor u klaar. Bekijk ons aanbod aan OPITO-offshorecursussen of neem contact op met ons team om uw opleidingsbehoeften te bespreken.