Hoe controleren exploitanten of het personeel van aannemers voldoet aan de OPITO-normen?

Exploitanten controleren of het personeel van aannemers voldoet aan de OPITO-normen door vóór de inzet de geldigheid van certificaten te verifiëren, opleidingsgegevens te toetsen aan de projecteisen en personeelsbeheersystemen te gebruiken om vervaldata op grote schaal in de gaten te houden. Dit proces geldt voor elke exploitant die aannemers inzet in offshore-omgevingen waar een door OPITO geaccrediteerde opleiding een verplichte veiligheidseis is. In de onderstaande paragrafen wordt elke fase van dat controleproces toegelicht en wordt uitgelegd wat dit betekent voor zowel exploitanten als de aannemers die zij inzetten.

Wat wordt er eigenlijk van aannemers verwacht om aan de OPITO-normen te voldoen?

Om aan de OPITO-voorschriften te voldoen, moeten aannemers beschikken over geldige, geaccrediteerde certificaten die aansluiten bij de specifieke functie, omgeving en het project waarvoor zij worden ingezet. Dit houdt doorgaans in dat zij, afhankelijk van de werklocatie, erkende opleidingen zoals BOSIET, FOET, HUET of T-BOSIET moeten volgen en ervoor moeten zorgen dat deze certificaten nog geldig zijn voordat zij offshore gaan werken.

Verschillende projecten en exploitanten kunnen verschillende combinaties van opleidingen vereisen. Een aannemer die bijvoorbeeld in tropische offshore-omgevingen werkt, heeft een T-BOSIET nodig in plaats van een standaard BOSIET. Exploitanten leggen de minimale opleidingseisen vast in hun competentiekaders, en van aannemers wordt verwacht dat zij documentatie kunnen overleggen die precies aan die specificaties voldoet. Het bezit van een verlopen of onjuist certificaat wordt bij een nalevingscontrole op dezelfde manier behandeld als het helemaal niet bezitten van een certificaat.

Hoe controleren werkgevers de OPITO-certificaten van hun omvangrijke team van onderaannemers?

Exploitanten controleren OPITO-certificaten door documentatie rechtstreeks op te vragen bij aannemers of hun werkgevers, en deze certificaten vervolgens te vergelijken met het OPITO Approved Training Register of gelijkwaardige controle-instrumenten. Bij grote personeelsbestanden gebeurt dit doorgaans via een gecentraliseerd screeningproces vóór de inzet, dat wordt beheerd door bemanningsteams of QHSE-afdelingen.

Bij de verificatie worden verschillende gegevens op elk certificaat gecontroleerd:

• De naam van de erkende opleidingsaanbieder
• De specifieke gevolgde cursus en de bijbehorende OPITO-norm
• De uitgiftedatum en de vervaldatum
• Het certificaatnummer, dat kan worden vergeleken met officiële gegevens
• Of het certificaat betrekking heeft op de juiste competentie-eenheid voor de inzet

Voor aannemers die via uitzendbureaus of externe bemiddelingsbedrijven worden ingezet, ligt de verantwoordelijkheid voor de eerste controle vaak bij die tussenpersonen, voordat de documentatie bij het eigen compliance-team van de exploitant terechtkomt.

Welke systemen gebruiken operators om de vervaldatum van certificaten op grote schaal bij te houden?

Bedrijven maken gebruik van platforms voor personeelsbeheer en systemen voor het bijhouden van competenties om de vervaldata van OPITO-certificaten binnen grote groepen aannemers in de gaten te houden. Deze systemen slaan individuele opleidingsgegevens op, signaleren automatisch naderende vervaldata en genereren rapporten waarmee QHSE- of HR-teams tekortkomingen in de naleving kunnen opsporen voordat deze tot mobilisatieproblemen leiden.

Veelgebruikte hulpmiddelen zijn onder meer ERP-systemen met geïntegreerde HR-modules, speciale software voor competentiemanagement en portalen voor het beheer van ingehuurde krachten, waarbij werknemers hun eigen opleidingsdocumentatie moeten uploaden en bijhouden. Sommige exploitanten maken ook gebruik van gedeelde platforms die rechtstreeks zijn gekoppeld aan opleidingsaanbieders, waardoor certificaatgegevens vrijwel in realtime kunnen worden bijgewerkt nadat een cursus is afgerond.

Het praktische voordeel van deze systemen is proactief beheer. In plaats van pas op de dag van de mobilisatie te ontdekken dat een certificaat is verlopen, kunnen exploitanten deze tekortkoming al weken van tevoren signaleren en aannemers voldoende tijd geven om vóór de startdatum van het project een OPITO-offshoreopleiding te boeken.

Wie is verantwoordelijk wanneer het OPITO-certificaat van een aannemer verloopt?

De verantwoordelijkheid voor het behouden van een geldig OPITO-certificaat ligt in de eerste plaats bij de aannemer. Van individuele werknemers wordt verwacht dat zij zelf de vervaldata in de gaten houden en tijdig zorgen voor een vernieuwingscursus. Wanneer een aannemer echter via een uitzendbureau of op basis van een langlopende dienstverleningsovereenkomst wordt ingezet, heeft de inlenende organisatie ook de plicht om de naleving te controleren als onderdeel van haar verplichtingen op het gebied van personeelsbeheer.

Exploitanten zijn ervoor verantwoordelijk dat er geen personen zonder geldig certificaat in een veiligheidskritieke omgeving mogen werken. Als tijdens een audit blijkt dat een certificaat is verlopen, wordt de exploitant doorgaans verplicht de aannemer uit te sluiten van werkzaamheden totdat geldige documentatie is overgelegd. In de praktijk betekent dit dat alle drie de partijen – de aannemer, de werkgever of het uitzendbureau, en de exploitant – er belang bij hebben dat certificaten geldig blijven.

Hoe gaan exploitanten om met OPITO-audits tijdens de opstartfase van een project?

Tijdens de mobilisatie van het project voeren operators nalevingscontroles uit vóór de uitzending, die fungeren als een laatste controle voordat aannemers toestemming krijgen om naar de offshore-locatie te reizen. Deze controles bevestigen dat elke medewerker van het mobiliserende personeelsbestand in het bezit is van de juiste, geldige OPITO-certificaten voor zijn of haar toegewezen functie en locatie.

Het mobilisatie-auditproces verloopt doorgaans volgens de volgende volgorde:

1. De aannemer of diens werkgever dient de opleidingsdocumentatie in bij het personeels- of QHSE-team van de exploitant
2. Het compliance-team toetst elk certificaat aan de opleidingsmatrix van het project
3. Eventuele hiaten of afwijkingen worden gesignaleerd en ter terugzending aangeboden om te worden opgelost
4. Zodra is bevestigd dat alle certificaten geldig zijn, krijgt de aannemer toestemming om met de mobilisatie te beginnen
5. De documentatie wordt in het personeelsbeheersysteem van de exploitant gearchiveerd ten behoeve van het controlespoor

Door strakke projecttermijnen kunnen op het laatste moment ontbrekende certificaten tot aanzienlijke vertragingen leiden. Exploitanten bouwen steeds vaker buffertijd in hun mobilisatieschema’s in, juist om rekening te houden met vertraagde certificaatverlengingen, maar bij snel verlopende projecten is dit niet altijd mogelijk.

Wat moeten aannemers doen om te allen tijde klaar te zijn voor een audit?

Aannemers zorgen ervoor dat ze altijd klaar zijn voor een audit door een volledige, actuele administratie bij te houden van al hun OPITO-certificaten en door vernieuwingstrainingen ruim voor de vervaldatum in te plannen. De meest voorkomende reden waarom aannemers niet slagen voor audits vóór de inzet is niet een gebrek aan training, maar het feit dat ze de vervaldata niet proactief bijhouden.

Praktische maatregelen die aannemers helpen om aan de voorschriften te blijven voldoen, zijn onder meer:

• Het bewaren van digitale en papieren kopieën van alle certificaten in een gemakkelijk toegankelijk formaat
• Ten minste drie maanden voordat een certificaat verloopt, persoonlijke herinneringen instellen
• De projectspecifieke opleidingsvereisten controleren alvorens een contract te aanvaarden
• Bevestigen dat elke herhalingscursus precies voldoet aan de OPITO-norm die door de exploitant wordt vereist
• De contactgegevens van een betrouwbare opleidingsaanbieder bij de hand houden, zodat je indien nodig snel een nieuwe boeking kunt maken

Aannemers die in meerdere regio’s werkzaam zijn, moeten zich er ook van bewust zijn dat voor sommige projecten locatiespecifieke certificeringen vereist zijn. Een aannemer die bijvoorbeeld van een gematigde naar een tropische offshore-omgeving overstapt, moet mogelijk een T-BOSIET-cursus volgen, zelfs als zijn bestaande BOSIET-certificaat nog geldig is.

Hoe wij u helpen bij OPITO-nalevingsaudits

Bij FMTC Safety begrijpen we de druk waaronder exploitanten en aannemers staan bij het waarborgen van de naleving van de OPITO-voorschriften binnen complexe, snel veranderende personeelsbestanden. Wij bieden een breed scala aan geaccrediteerde OPITO-cursussen aan in onze internationale opleidingscentra, met een flexibele planning die is afgestemd op de projecttijdschema’s in plaats van deze te hinderen.

Dit is waarom wij een praktische keuze zijn om altijd klaar te zijn voor een audit:

• Gegarandeerde beschikbaarheid van cursussen, zelfs bij een klein aantal deelnemers
• Gratis annuleren of verzetten tot 24 uur voor aanvang van de cursus
• Opleidingscentra in de buurt van grote havens, luchthavens en industriële knooppunten, zodat ze gemakkelijk bereikbaar zijn
• Een compleet aanbod aan OPITO-cursussen, waaronder BOSIET, FOET, HUET, T-BOSIET, T-FOET en e-learning-opties
• Gekwalificeerde instructeurs met praktijkervaring in de offshore- en industriële sector
• Snelle afhandeling van documentatie ter ondersteuning van nalevingscontroles vóór de mobilisatie

Of u nu een aannemer bent die zijn eigen hercertificeringen regelt of een QHSE-team dat opleidingen voor het hele personeelsbestand coördineert: wij maken het u gemakkelijk om aan de voorschriften te blijven voldoen en klaar te zijn voor audits. Bekijk ons aanbod aan OPITO-cursussen en boek vandaag nog de opleiding die u nodig hebt.