Hoe zorgen bedrijven ervoor dat ze aan de OPITO-vereisten voldoen?

Bedrijven voldoen aan de OPITO-vereisten door ervoor te zorgen dat elke medewerker in een veiligheidskritieke offshorefunctie beschikt over een actuele, geldige, door OPITO gecertificeerde kwalificatie en dat deze certificaten worden verlengd voordat ze verlopen. Naleving is geen eenmalige aangelegenheid, maar een doorlopend proces van het bijhouden, plannen en verlengen van opleidingen voor het gehele personeelsbestand. In de onderstaande paragrafen wordt precies uitgelegd hoe dat proces er in de praktijk uitziet.

Wat wordt er eigenlijk van bedrijven verwacht als het gaat om naleving van de OPITO-voorschriften?

Om aan de OPITO-voorschriften te voldoen, moeten bedrijven controleren of alle medewerkers die in offshore-omgevingen werken, over de juiste OPITO-certificaten voor hun functie beschikken, of die certificaten nog geldig zijn en of verlengingen tijdig worden afgehandeld. Dit geldt voor aannemers, vaste medewerkers en alle personeelsleden van derden die op offshore-installaties worden ingezet.

In de praktijk betekent dit dat er een nauwkeurige administratie moet worden bijgehouden van de certificeringsstatus van elke medewerker, dat men moet weten welke cursussen voor welke functies gelden, en dat er een verlengingsschema moet worden opgesteld om te voorkomen dat certificaten verlopen. Van bedrijven die volgens de OPITO-normen werken, wordt bovendien verwacht dat zij uitsluitend gebruikmaken van door OPITO geaccrediteerde opleidingsaanbieders, zodat de kwaliteit en erkenning van de opleidingen voldoen aan de eisen van de sector.

Welke functies en sectoren vallen onder de OPITO-opleidingseisen?

De OPITO-opleidingseisen gelden in de eerste plaats voor professionals die werkzaam zijn in de olie-, gas- en offshore-energiesector. Hieronder vallen onder meer werknemers op offshore-installaties, boorpersoneel, dekbemanning, onderhoudstechnici, logistiek personeel en iedereen die regelmatig naar offshoreplatforms of -schepen reist of daar werkt.

Tot de meest gevraagde OPITO-kwalificaties behoren:

• BOSIET (Basic Offshore Safety Induction and Emergency Training) voor nieuwe offshore-medewerkers
• FOET (Further Offshore Emergency Training) voor verlengingen na afloop van de geldigheidsduur van de BOSIET-certificering
• HUET (Helicopter Underwater Escape Training) voor personeel dat per helikopter reist
• T-BOSIET en T-FOET voor werknemers in tropische offshore-omgevingen

Naast deze basisvakken kunnen functies met specifieke verantwoordelijkheden, zoals noodhulp of eerstehulpverlening, aanvullende OPITO-kwalificaties vereisen. De sector is de afgelopen jaren uitgebreid met offshore windenergie, waar naast de GWO-vereisten ook bepaalde OPITO-normen worden toegepast.

Hoe houden bedrijven de vervaldata bij binnen een groot personeelsbestand?

Bedrijven houden de vervaldata van OPITO-certificaten doorgaans bij via een gecentraliseerd opleidingsbeheersysteem of een HR-platform, waarin de certificeringsgegevens van elke medewerker worden opgeslagen en automatisch meldingen worden verstuurd wanneer de verlengingsdatum nadert. Voor grotere organisaties brengt handmatige bijhouding via spreadsheets een te groot risico op menselijke fouten met zich mee.

Effectieve volgsystemen bestaan doorgaans uit de volgende onderdelen:

1. Een centrale database waarin de certificaten, de uitgiftedata en de vervaldata van elke werknemer worden bijgehouden
2. Er worden automatisch herinneringen verzonden naar HR, QHSE of lijnmanagers wanneer een certificaat binnen een vastgestelde termijn, zoals 60 of 90 dagen, verloopt
3. Op functies gebaseerde filtering, zodat het systeem kan aangeven welke specifieke cursussen vereist zijn per functie of projectlocatie
4. Integratie met de planning van inzet, zodat geen enkele medewerker aan een offshore-project wordt toegewezen zonder dat een geldige certificering is bevestigd

Voor kleinere teams of zelfstandige ondernemers zijn herinneringen via de agenda en persoonlijk documentbeheer gangbare alternatieven, hoewel het risico op vergissingen groter is zonder een speciaal daarvoor bestemd systeem.

Wat gebeurt er als het OPITO-certificaat van een medewerker verloopt?

Als het OPITO-certificaat van een medewerker verloopt, mag hij of zij niet langer werkzaam zijn in functies of op locaties waarvoor dat certificaat vereist is. Exploitanten en installatiemanagers zijn ervoor verantwoordelijk dat alleen personeel met geldige certificaten offshore wordt ingezet, en een verlopen certificaat wordt beschouwd als een overtreding van de voorschriften.

De praktische gevolgen voor bedrijven zijn onder meer vertragingen in projecten, vervanging van personeel op het laatste moment en mogelijke aansprakelijkheid als iemand met een verlopen certificaat per ongeluk wordt ingezet. Voor de individuele werknemer betekent dit dat hij of zij niet aan boord van een helikopter mag gaan of toegang tot de installatie krijgt totdat de verlenging is afgerond.

Het goede nieuws is dat de meeste OPITO-certificaten een vastgestelde geldigheidsduur hebben, doorgaans vier jaar voor BOSIET en twee jaar voor FOET, waardoor de termijnen voor verlenging voorspelbaar zijn. Bedrijven die deze data proactief bijhouden, komen zelden in noodsituaties terecht.

Hoe kiezen bedrijven een door OPITO erkende opleidingsaanbieder?

Bedrijven kiezen een door OPITO geaccrediteerde opleidingsaanbieder door na te gaan of de aanbieder over een officiële OPITO-accreditatie beschikt, de vereiste specifieke cursussen aanbiedt en opleidingen kan verzorgen op een locatie en volgens een tijdschema die aansluiten bij de operationele behoeften. Accreditatie is de basisvereiste, maar praktische factoren zoals de beschikbaarheid van cursussen, de locatie en de flexibiliteit zijn even belangrijk bij de dagelijkse planning.

Belangrijke criteria die bedrijven doorgaans beoordelen, zijn onder meer:

• Officiële OPITO-accreditatiestatus, die via de OPITO-website kan worden gecontroleerd
• Er is een aanbod aan OPITO-offshore-cursussen beschikbaar, waaronder zowel basiscertificeringen als hervernieuwingscertificeringen
• De ligging van opleidingscentra ten opzichte van de standplaats van werknemers of de plaats van waaruit zij reizen
• Gegarandeerde cursusdata die niet worden geannuleerd vanwege een te laag aantal inschrijvingen
• Flexibele annulerings- en verplaatsingsvoorwaarden om rekening te houden met wijzigingen in het project
• Kwaliteit van de docenten en de faciliteiten voor praktijkonderwijs

De nabijheid van luchthavens, havens en industriële knooppunten is met name van belang voor offshore-werknemers, die vaak vlak voor hun vertrek naar een projectlocatie nog een opleiding moeten volgen.

Hoe kunnen HR- en QHSE-teams de voortdurende naleving van de OPITO-voorschriften vereenvoudigen?

HR- en QHSE-teams kunnen de voortdurende naleving van de OPITO-voorschriften vereenvoudigen door hun registratieprocessen te standaardiseren, verlengingstermijnen in de personeelsplanning op te nemen en samen te werken met een betrouwbare, geaccrediteerde aanbieder die flexibele planning en gegarandeerde beschikbaarheid van cursussen biedt. Het doel is om naleving een vast onderdeel van het personeelsbeheer te maken, in plaats van een reactieve, gehaaste aangelegenheid.

Praktische maatregelen die een meetbaar verschil maken, zijn onder meer het ruim voor de vervaldatum inplannen van FOET-vernieuwingen, het bijhouden van één centrale bron met alle certificeringsgegevens en het opzetten van een duidelijk intern proces voor wat er moet gebeuren wanneer een certificaat bijna verloopt. Teams die het bijhouden van certificeringen integreren in de planning van projectimplementaties, hebben doorgaans veel minder last van verstoringen op het laatste moment.

Door te kiezen voor een aanbieder die garandeert dat cursussen doorgaan ongeacht de groepsgrootte, wordt ook een veelvoorkomende bron van onzekerheid weggenomen, met name voor kleinere teams of zelfstandigen die niet altijd een volledige trainingsgroep kunnen vullen.

Hoe FMTC Safety bedrijven helpt om aan de OPITO-normen te blijven voldoen

We begrijpen dat naleving van de OPITO-normen een voortdurende verantwoordelijkheid is, en niet iets wat je maar één keer hoeft af te vinken. Daarom hebben we ons opleidingsaanbod afgestemd op de behoeften van zowel individuele professionals als de HR-, QHSE- en operationele teams die opleidingen op grote schaal coördineren. Zo ziet de samenwerking met ons er in de praktijk uit:

• Gegarandeerde cursusdata die ook bij een klein aantal deelnemers doorgaan, zodat u een implementatie nooit hoeft uit te stellen omdat een cursus is geannuleerd
• Flexibele boekingsvoorwaarden met gratis annulering of verplaatsing tot 24 uur voor aanvang van de cursus
• Een breed aanbod aan OPITO HUET-, FOET- en BOSIET-cursussen, variërend van initiële certificeringen tot verlengingen, zowel voor standaard- als tropische varianten
• Opleidingslocaties in de buurt van grote luchthavens, havens en industriële knooppunten, waardoor werknemers de opleiding gemakkelijk kunnen afronden voordat ze naar een project vertrekken
• Ervaren, gecertificeerde instructeurs met daadwerkelijke offshore-ervaring, die de opleiding praktijkgericht en relevant maken

Of u nu een opleiding voor één enkele aannemer coördineert of de naleving van de voorschriften voor uw gehele personeelsbestand beheert, wij staan klaar om het proces zo eenvoudig mogelijk te maken. Neem contact op met ons team om uw OPITO-opleidingsbehoeften te bespreken en de juiste oplossing voor uw organisatie te vinden.