Hoe zorgen bedrijven ervoor dat er minder uitval ontstaat door opleidingen in het buitenland?

Bedrijven beperken de uitval als gevolg van offshore-trainingen door vooruit te plannen, de vervaldata van certificaten bij te houden en trainingen te boeken bij aanbieders die gegarandeerde beschikbaarheid van cursussen en flexibele planning bieden. De sleutel is om training te beschouwen als een continu operationeel proces in plaats van als een last-minute noodzaak. In de onderstaande paragrafen worden de meest voorkomende vragen over de coördinatie van offshore-trainingen uitgelegd en wordt beschreven hoe je hier effectief mee om kunt gaan.

Wat zijn de oorzaken van uitval door opleiding bij offshore-werknemers?

Er is sprake van uitval door opleidingsachterstanden bij offshore-werkzaamheden wanneer werknemers niet kunnen worden ingezet omdat hun veiligheidscertificaten zijn verlopen of nooit zijn behaald. Dit leidt tot tekorten in de personeelsbezetting van projecten, vertraagt de mobilisatie en drijft de kosten op. De meest voorkomende oorzaken zijn gebrekkig beheer van certificaten, boekingspogingen op het laatste moment en een gebrek aan inzicht in de opleidingsstatus van het personeel.

Naast verlopen certificaten verliezen bedrijven ook tijd wanneer opleidingen worden geannuleerd vanwege een te laag aantal inschrijvingen, wanneer medewerkers worden ingepland op ongunstige locaties die extra reistijd vergen, of wanneer de verkeerde opleiding wordt geboekt voor een specifieke projectbehoefte. Elk van deze situaties zorgt ervoor dat de startdatum van een medewerker wordt uitgesteld en zet de projecttijdschema’s onder druk.

• Verlopen OPITO-, NOGEPA- of STCW-certificaten die niet van tevoren zijn gemeld
• Last-minute aanvragen voor trainingen waarbij er geen beschikbare cursusplaatsen zijn
• Annulering van cursussen wegens onvoldoende deelnemers
• Werknemers die voor hun specifieke functie of regio voor de verkeerde cursus zijn ingeschreven
• Gebrekkige afstemming tussen HR, HSE-teams en de operationele afdelingen

Het aanpakken van deze onderliggende oorzaken is waar de meeste vooruitgang op het gebied van de coördinatie van offshore-opleidingen vandaan komt.

Hoe houden bedrijven de vervaldatum van certificaten voor offshore-opleidingen bij?

Bedrijven houden de vervaldata van offshore-opleidingscertificaten bij door middel van een centraal opleidingsregister waarin de certificaten, uitgiftedata en verlengingstermijnen van elke werknemer worden vastgelegd. Dit kan worden beheerd via speciale software voor personeelsbeheer, een intern HR-systeem of een gestructureerde spreadsheet met geautomatiseerde herinneringen. Het doel is om aanstaande verlengingen ruim voordat een certificaat verloopt te signaleren.

Voor grotere organisaties die teams beheren die verspreid zijn over meerdere projecten en locaties, wordt handmatige registratie al snel onbetrouwbaar. De meest effectieve aanpak combineert een digitaal systeem voor het bijhouden van opleidingen met een vastgesteld tijdschema voor verlenging. Veel bedrijven hanteren bijvoorbeeld een interne regel om ten minste 60 tot 90 dagen voordat een certificaat verloopt te beginnen met de verlengingsopleiding, zodat er voldoende tijd is om een plek in een cursus te vinden zonder de inzetplanning te verstoren.

Kleinere aannemers en freelancers vertrouwen vaak op hun eigen documentbeheer of op herinneringen die door hun opleidingsaanbieder worden ingesteld. Ongeacht de grootte van het bedrijf geldt hetzelfde principe: proactief bijhouden voorkomt de chaos die tot uitval van offshore-opleidingen leidt.

Wat is het verschil tussen geplande en op aanvraag georganiseerde offshore-trainingen?

Vaste offshore-trainingen vinden plaats op vooraf bekendgemaakte data, terwijl trainingen op aanvraag worden afgestemd op het tijdschema van een specifieke groep, vaak op een door de klant gekozen locatie en tijdstip. Vaste cursussen zijn de standaardvorm en zijn geschikt voor individuen of kleine teams die hun planning kunnen afstemmen op de bekendgemaakte data. Trainingen op aanvraag of groepstrainingen zijn praktischer voor organisaties die meerdere medewerkers aan hetzelfde project inzetten.

Voor de meeste veiligheidstrainingen voor offshore-werkzaamheden, waaronder OPITO- en NOGEPA-cursussen, zijn de geplande open inschrijvingssessies de meest toegankelijke optie. Hierbij kunnen individuele werknemers en aannemers zich inschrijven zonder dat er een volledige groep nodig is. Sessies op aanvraag zijn kosteneffectief wanneer een bedrijf vijf of meer mensen tegelijk moet opleiden, aangezien de logistiek rond reizen en afwezigheid van het werk dan kan worden gebundeld.

Het praktische verschil bij het plannen van offshore-trainingen komt neer op de doorlooptijd en de groepsgrootte. Voor geplande cursussen moet je van tevoren reserveren om een plaats te bemachtigen. Bij cursussen op aanvraag moet je met de opleidingsaanbieder afstemmen om een datum vast te stellen; dit kost meer tijd, maar biedt meer controle over het tijdstip en de locatie.

Hoe kunnen opleidingslocaties vertragingen bij de mobilisatie naar het offshore-platform verminderen?

Opleidingslocaties zorgen voor minder vertraging bij de mobilisatie naar offshore-locaties wanneer ze dicht bij de plaatsen liggen van waaruit werknemers daadwerkelijk vertrekken, zoals luchthavens, havens of belangrijke industriële knooppunten. Een werknemer die zijn OPITO-offshore-cursussen kan volgen in dezelfde stad van waaruit hij vertrekt, verliest geen extra reisdagen, in tegenstelling tot iemand die vóór de mobilisatie naar een verafgelegen opleidingscentrum en weer terug moet reizen.

Een strategische locatiekeuze is een directe factor die bepaalt hoe snel personeel kan worden gecertificeerd en ingezet. Als een opleidingscentrum in de buurt van een heliport of een grote offshore-bevoorradingsbasis ligt, kunnen werknemers de opleiding volgen als onderdeel van hun normale voorbereiding op de inzet, in plaats van dit als een aparte reis te beschouwen. Dit is met name van belang bij spoedeisende mobilisaties, waarbij elke dag telt.

Voor bedrijven die internationale teams aansturen, is toegang tot opleidingen in meerdere landen eveneens van belang. Als er bijvoorbeeld gecertificeerde opleidingen beschikbaar zijn in Nederland, Frankrijk, België, de Verenigde Staten en Saoedi-Arabië, kunnen werknemers een opleiding volgen in het land dat het dichtst bij hun project ligt, in plaats van speciaal voor een cursus naar het buitenland te moeten reizen.

Moeten bedrijven groeps- of individuele offshore-trainingen boeken?

Bedrijven doen er goed aan om groepsopleidingen te boeken wanneer meerdere medewerkers binnen een vergelijkbare periode dezelfde certificering nodig hebben, en individuele opleidingen wanneer medewerkers gespreide roosters hebben of aan verschillende cursusvereisten moeten voldoen. Groepsboekingen vereenvoudigen de logistiek, verlagen de kosten per persoon en maken het mogelijk om de opleiding af te stemmen op de startdata van projecten. Individuele boekingen bieden meer flexibiliteit wanneer de behoeften van het personeel minder voorspelbaar zijn.

De beslissing hangt af van drie belangrijke factoren:

1. Groepsgrootte: Als er vijf of meer mensen tegelijk worden getraind, is een groepsboeking doorgaans efficiënter dan het indelen van individuele deelnemers in afzonderlijke geplande sessies.
2. Afstemming van de planning: Als alle medewerkers worden ingezet voor hetzelfde project, zorgt een groepstraining ervoor dat iedereen op hetzelfde moment gecertificeerd en klaar is.
3. Cursusaanbod: Als werknemers verschillende certificeringen nodig hebben, is het meestal praktischer om individuele plaatsen te reserveren voor cursussen met open inschrijving dan te proberen meerdere soorten cursussen te combineren in één groepssessie.

Voor het op grote schaal opleiden van offshorepersoneel kiezen veel bedrijven voor een hybride aanpak. Ze boeken groepssessies voor grote projectmobilisaties en maken gebruik van geplande open inschrijvingen voor kleinere tekorten of individuele bijscholingen.

Welke rol speelt een gecertificeerde opleidingsaanbieder bij het terugdringen van stilstand?

Een gecertificeerde opleidingsaanbieder beperkt de uitval als gevolg van offshore-opleidingen door geaccrediteerde cursussen aan te bieden die voldoen aan de wettelijke vereisten, door sessies betrouwbaar te organiseren zodat werknemers altijd een cursusplaats hebben, en door flexibele boekingsmogelijkheden te bieden die aansluiten bij de operationele planning. Accreditatie door instanties zoals OPITO of NOGEPA zorgt ervoor dat certificaten zonder meer worden erkend door exploitanten en projecteigenaren.

Naast de accreditatie is de betrouwbaarheid van het cursusrooster van een aanbieder van groot belang. Een cursus die wordt geannuleerd vanwege een te laag aantal inschrijvingen dwingt werknemers om een nieuwe afspraak te maken, waardoor hun inzet wordt vertraagd. Aanbieders die garanderen dat cursussen doorgaan, ongeacht het aantal deelnemers, sluiten dit risico uit. Ook een flexibel annulerings- en omboekingsbeleid is belangrijk, aangezien de tijdschema’s van offshore-projecten vaak veranderen en werknemers mogelijk op korte termijn hun opleidingsdatum moeten aanpassen.

Praktijkgerichte, ervaren instructeurs zijn een andere factor. Een opleiding die rechtstreeks aansluit bij de werkelijke omstandigheden op zee bereidt werknemers beter voor en verkleint de kans op veiligheidsincidenten, die op hun beurt een belangrijke oorzaak zijn van ongeplande stilstand.

Hoe FMTC Safety helpt de stilstandtijd bij offshore-trainingen te verminderen

Wij helpen bedrijven en zelfstandige professionals om de hiaten in de coördinatie van offshore-opleidingen weg te werken die leiden tot vertragingen, mislukte uitzendingen en onnodige kosten. Onze aanpak is gebaseerd op de factoren die voor opdrachtgevers van offshore-opleidingen het belangrijkst zijn:

• Gegarandeerde cursuscontinuïteit: onze cursussen gaan zelfs bij een klein aantal deelnemers door, zodat werknemers nooit zonder opleidingsplaats komen te zitten.
• Flexibele boeking: gratis annuleren en verzetten tot 24 uur voor aanvang van de cursus, waardoor operationele teams de ruimte krijgen om zich aan te passen aan veranderende projecttijdschema’s.
• Strategische locaties: We organiseren opleidingen in centra in de buurt van luchthavens, havens en industriële knooppunten in Nederland, de Verenigde Staten, Frankrijk, België en Saoedi-Arabië, waardoor werknemers voor hun uitzending minder hoeven te reizen.
• Door OPITO en NOGEPA geaccrediteerde cursussen: Onze certificaten worden wereldwijd door exploitanten erkend, waardoor er geen vertragingen ontstaan door niet-erkende kwalificaties.
• Ondersteuning voor zowel particulieren als organisaties: of u nu als zelfstandige een boeking voor uzelf maakt of als HR-team een opleiding voor een team coördineert, wij bieden duidelijke boekingsprocedures en ondersteuning bij de administratie.

Als u ervoor wilt zorgen dat uw personeel gecertificeerd en goed voorbereid is, zonder de druk van het laatste moment, neem dan contact met ons op om uw opleidingsbehoeften te bespreken of bekijk de beschikbare cursusdata bij de opleidingslocatie bij u in de buurt.