Wie lässt sich die Anzahl abgelaufener Offshore-Zertifikate reduzieren?

Der effektivste Weg, die Anzahl abgelaufener Offshore-Zertifikate zu reduzieren, besteht darin, Ablaufdaten proaktiv im Blick zu behalten und Verlängerungen rechtzeitig vor Ablauf der Fristen zu planen. Ein zentraler Überblick über die Zertifizierungen jedes Mitarbeiters in Verbindung mit einem klaren Verlängerungsplan verhindert Lücken in letzter Minute, die die Projektmobilisierung verzögern. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die häufigsten Ursachen für das Ablaufen von Zertifikaten, die Zertifikate, die am häufigsten ihre Gültigkeit verlieren, sowie praktische Maßnahmen, mit denen Teams die Vorschriften einhalten können.

Warum laufen Offshore-Zertifikate so schnell ab?

Offshore-Zertifikate verlieren schnell ihre Gültigkeit, da sie an praktische, risikoreiche Fähigkeiten gebunden sind, die stets auf dem neuesten Stand bleiben müssen. Aufsichtsbehörden wie OPITO und NOGEPA legen feste Gültigkeitsdauer fest, die in der Regel zwischen zwei und vier Jahren liegt, um sicherzustellen, dass die Beschäftigten ihre Fähigkeiten im Bereich Notfallmaßnahmen, Überlebenstechniken und Sicherheitskenntnisse regelmäßig auffrischen. In schnelllebigen Branchen vergehen diese Zeiträume schneller, als viele Beschäftigte erwarten.

In der Praxis verschärfen mehrere Faktoren das Problem. Mitarbeiter, die zwischen Projekten wechseln oder Pausen von der Offshore-Arbeit einlegen, verlieren oft den Überblick über die Gültigkeitsdauer ihrer Zertifikate. Wenn ein neuer Auftrag hereinkommt, stellen sie fest, dass ihre Zertifizierung bereits vor Monaten abgelaufen ist. Unternehmen, die große Mitarbeiterpools verwalten, stehen vor derselben Herausforderung in großem Maßstab, da Dutzende von Zertifikaten innerhalb eines Teams zu unterschiedlichen Zeitpunkten ablaufen.

Das eigentliche Problem ist selten Fahrlässigkeit. Es ist vielmehr ein Mangel an Transparenz. Ohne ein strukturiertes System gehen Ablaufdaten in E-Mail-Anhängen, Papierunterlagen oder verstreuten Tabellenkalkulationen unter, und Verlängerungen werden übersehen.

Welche Offshore-Zertifikate laufen am häufigsten ab?

Die am häufigsten ablaufenden Offshore-Schulungszertifikate sind BOSIET, HUET und FOET, die alle unter das OPITO-Zertifizierungssystem fallen. Diese sind für die meisten Offshore-Tätigkeiten vorgeschrieben und haben bei Erstzertifizierungen eine Gültigkeitsdauer von vier Jahren, wobei vor Ablauf Auffrischungskurse absolviert werden müssen. NOGEPA-Schulungszertifikate unterliegen für Beschäftigte im niederländischen Sektor ähnlichen Verlängerungszyklen.

Zu den am häufigsten abgelaufenen Zertifikaten gehören:

• BOSIET (Basic Offshore Safety Induction and Emergency Training): obligatorisch für Personen, die zum ersten Mal im Offshore-Bereich arbeiten, und vier Jahre lang gültig
• FOET (Further Offshore Emergency Training): Der Auffrischungskurs für BOSIET, der ebenfalls vier Jahre lang gültig ist
• HUET (Helicopter Underwater Escape Training): erforderlich für Hubschrauberflüge zu Offshore-Anlagen
• NOGEPA-Schulung: obligatorisch für die Arbeit im niederländischen Festlandsockelbereich
• Erste-Hilfe- und Brandbekämpfungszertifikate: haben oft eine kürzere Gültigkeitsdauer, manchmal nur ein bis zwei Jahre

BOSIET und FOET werden am häufigsten erneuert, da sie für die größte Gruppe von Offshore-Fachkräften gelten. Mitarbeiter, die ihre OPITO-HUET-, FOET- und BOSIET-Kurse zeitlich versetzt absolvieren, stellen möglicherweise fest, dass verschiedene Zertifikate in unterschiedlichen Jahren ablaufen, was es ohne ein System schwieriger macht, den Überblick zu behalten.

Wie wirken sich abgelaufene Offshore-Zertifikate auf die Projektzeitpläne aus?

Abgelaufene Offshore-Zertifikate verzögern unmittelbar die Projektmobilisierung. Ein Mitarbeiter, der ohne gültiges Zertifikat an einem Hubschrauberlandeplatz oder in einem Hafen eintrifft, kann nicht zur Anlage reisen. Dies führt zu unmittelbaren Lücken beim Personaleinsatz, was den Projektbeginn verzögern, die Kosten erhöhen und den Rest des Teams unter Druck setzen kann.

Für Unternehmen gehen die Folgewirkungen über eine einzelne verspätete Abfahrt hinaus. Wenn eine Schlüsselposition unbesetzt bleibt, weil eine Bescheinigung abgelaufen ist, müssen andere Besatzungsmitglieder möglicherweise ihren Einsatz im Ausland verlängern, müssen kurzfristig Subunternehmer beschafft werden und verschieben sich die Projektzeitpläne. In Branchen, in denen Wetterfenster und die Verfügbarkeit von Schiffen feststehen, kann selbst eine kurze Verzögerung erhebliche finanzielle Folgen haben.

Die Einhaltung der Offshore-Vorschriften ist zudem gesetzlich vorgeschrieben. Der Einsatz von Mitarbeitern mit abgelaufener Zertifizierung auf Offshore-Anlagen setzt Unternehmen einem regulatorischen Risiko und einer Haftung aus. Die Betreiber der Anlage können den Zugang gänzlich verweigern, unabhängig davon, wie erfahren der Mitarbeiter ist.

Wie können Unternehmen die Ablaufdaten von Offshore-Zertifikaten nachverfolgen?

Unternehmen können die Ablaufdaten von Offshore-Zertifikaten nachverfolgen, indem sie ein zentrales digitales Register führen, in dem die Zertifizierungen, Ausstellungsdaten und Ablaufdaten jedes Mitarbeiters an einem Ort erfasst werden. Dieses Register sollte aktiv verwaltet und nicht nur gespeichert werden; dabei sollten automatische Benachrichtigungen eingerichtet werden, die spätestens 60 bis 90 Tage vor Ablauf eines Zertifikats Erinnerungen zur Verlängerung auslösen.

Zu den praktischen Schritten zum Aufbau eines zuverlässigen Nachverfolgungssystems gehören:

1. Schaffen Sie eine zentrale Datenquelle: Speichern Sie alle Zertifikatsdaten auf einer gemeinsamen Plattform, auf die die Teams aus den Bereichen Personalwesen, QHSE und Betrieb Zugriff haben.
2. Mehrstufige Ablaufbenachrichtigungen einrichten: Benachrichtigungen 90 Tage, 60 Tage und 30 Tage vor Ablauf versenden, um genügend Vorlaufzeit für die Terminplanung zu gewährleisten
3. Zuständigkeit zuweisen: Bestimmen Sie eine bestimmte Person oder ein bestimmtes Team, das für die Überwachung des Registers und die Nachverfolgung von Verlängerungen verantwortlich ist.
4. Zertifikate beim Onboarding überprüfen: Überprüfen Sie die Gültigkeitsdauer, wenn ein Mitarbeiter einem Projekt beitritt, und nicht erst zum Zeitpunkt des Einsatzbeginns.
5. Überprüfen Sie das Register regelmäßig: Sehen Sie sich vierteljährlich die vollständige Zertifikatsübersicht an, um eventuelle Übersehen zu erkennen.

Tabellenkalkulationen können für kleine Teams geeignet sein, doch spezielle Tools zur Einhaltung von Arbeitsvorschriften oder Schulungsmanagementsysteme sind bei größerem Umfang zuverlässiger. Der Schlüssel liegt in der Konsistenz: Ein System, das nur gelegentlich aktualisiert wird, führt dennoch zu Lücken.

Wann sollten Offshore-Mitarbeiter ihre Zertifikate erneuern?

Offshore-Mitarbeiter sollten ihre Zertifikate mindestens 60 bis 90 Tage vor Ablauf der Gültigkeitsdauer erneuern. Dieser Zeitrahmen bietet genügend Zeit, um einen geeigneten Kurstermin zu finden, die Schulung zu absolvieren und die aktualisierten Unterlagen zu erhalten, bevor diese für ein Projekt benötigt werden. Das Warten bis in die letzten Wochen vor Ablauf der Gültigkeitsdauer birgt unnötige Risiken, insbesondere wenn die Plätze für Schulungen begrenzt sind.

Es ist zu beachten, dass viele OPITO-Auffrischungskurse, wie beispielsweise FOET, vor Ablauf des ursprünglichen Zertifikats absolviert werden können, ohne dass die Gültigkeitsdauer neu berechnet wird. Das neue Zertifikat gilt in der Regel ab dem Ablaufdatum des vorherigen Zertifikats und nicht ab dem Datum des Auffrischungskurses, vorausgesetzt, die Verlängerung erfolgt innerhalb eines festgelegten Zeitraums. Arbeitnehmer sollten dies bei der Buchung mit ihrem Schulungsanbieter klären.

Für Mitarbeiter mit aufeinanderfolgenden Verträgen ist es am sinnvollsten, Vertragsverlängerungen während einer geplanten Pause zwischen den Projekten zu planen. Der Versuch, Schulungen während eines laufenden Einsatzes unterzubringen, verursacht zusätzlichen Stress und erhöht das Risiko von Verzögerungen.

Wie lässt sich ein Offshore-Training für ein ganzes Team am besten organisieren?

Der beste Weg, Offshore-Schulungen für ein ganzes Team zu organisieren, besteht darin, die Verwaltung von Zertifikaten als fortlaufenden betrieblichen Prozess zu betrachten und nicht als reaktive Aufgabe. Das bedeutet, ein zentralisiertes Nachverfolgungssystem mit einem festgelegten Schulungskalender zu kombinieren, sodass Verlängerungen im Voraus geplant und die Verfügbarkeit des Teams von Anfang an berücksichtigt werden.

Bei größeren Teams lässt sich der Verwaltungsaufwand reduzieren, indem Verlängerungen nach Möglichkeit gebündelt werden. Wenn bei mehreren Mitarbeitern die Zertifikate innerhalb weniger Monate nacheinander ablaufen, vereinfacht die Buchung für denselben Kurstermin die Koordination und kann die Reisekosten senken. Die Einbindung dieses Vorgehens in den jährlichen Planungszyklus – anstatt jede Verlängerung einzeln zu bearbeiten – macht den Prozess deutlich überschaubarer.

Auch die Kommunikation zwischen den Bereichen Personalwesen, QHSE und Betrieb ist von entscheidender Bedeutung. Wenn diese Teams auf der Grundlage derselben Daten arbeiten, können Entscheidungen über Vertragsverlängerungen unter vollständiger Berücksichtigung von Projektzeitplänen, Personalrotationen und Budgetvorgaben getroffen werden.

Wie FMTC Safety beim Management von Offshore-Zertifikaten hilft

Die Verwaltung abgelaufener Offshore-Zertifikate ist eine praktische Herausforderung, mit der Teams jeder Größe konfrontiert sind. Bei FMTC Safety unterstützen wir sowohl einzelne Fachkräfte als auch Unternehmen dabei, ihre Compliance-Anforderungen im Offshore-Bereich stets einzuhalten. Folgendes bieten wir an:

• Garantierte Kurstermine: Unsere Kurse finden auch bei geringer Teilnehmerzahl statt, sodass Sie nie auf eine volle Gruppe warten müssen, bevor es losgeht.
• Flexible Terminplanung: Kostenlose Stornierung oder Terminverschiebung bis zu 24 Stunden vor Kursbeginn, sodass Sie sich problemlos an Projektänderungen anpassen können
• Strategisch günstige Standorte: Schulungszentren in der Nähe von Flughäfen, Häfen und Industriestandorten in den Niederlanden, Belgien, Frankreich, den Vereinigten Staaten und Saudi-Arabien, sodass die Schulung problemlos vor dem Einsatz absolviert werden kann
• Umfassendes Kursangebot von OPITO und NOGEPA: Vom BOSIET-Einsteigerkurs über FOET-Verlängerungen bis hin zu HUET-Schulungen – wir decken genau die Zertifikate ab, die Ihr Team am dringendsten benötigt.
• Unterstützung für Unternehmen: Unser Team unterstützt Buchungsabteilungen und QHSE-Teams bei der Koordination von Gruppenschulungen und der Planung von Auffrischungskursen.

Ganz gleich, ob Sie ein einzelnes Zertifikat verlängern oder die Schulungen für eine gesamte Besatzung organisieren müssen – wir gestalten den Ablauf unkompliziert. Wenden Sie sich an unser Team, um Ihren Schulungsbedarf zu besprechen, oder stöbern Sie in unserem vollständigen Angebot an OPITO-Offshore-Kursen, um den richtigen Kurs für Ihre Situation zu finden.