Wie handhaben Sie die Zertifizierung von Mitarbeitern im Ausland?

Das Management der Zertifizierungen von Offshore-Mitarbeitern umfasst die Erfassung der Zertifizierungen jedes einzelnen Mitarbeiters, die Überwachung der Gültigkeitsdauer, die Sicherstellung der Einhaltung von Projekt- und behördlichen Anforderungen sowie die Koordination von Verlängerungen, bevor Lücken entstehen. Für Teams, die mehrere Offshore-Fachkräfte betreuen, muss dieser Prozess strukturiert und proaktiv gestaltet werden. In den folgenden Abschnitten werden die häufigsten Fragen zum Management von Offshore-Zertifizierungen an einem Ort zusammengefasst.

Welche Zertifizierungen müssen Offshore-Mitarbeiter vorweisen können?

Offshore-Mitarbeiter benötigen in der Regel eine Kombination aus Überlebens-, Sicherheits- und funktionsspezifischen Zertifikaten, bevor sie auf einer Offshore-Anlage arbeiten dürfen. Die genauen Anforderungen hängen von der Region, dem Betreiber und der Art der jeweiligen Tätigkeit ab. Die meisten Offshore-Fachkräfte, die in Europa tätig sind, benötigen mindestens ein von OPITO oder NOGEPA zertifiziertes Zertifikat über eine Grundausbildung in Arbeitssicherheit.

Zu den gängigen Offshore-Ausbildungszertifikaten gehören:

• BOSIET (Grundlagenschulung zu Sicherheit und Notfallmaßnahmen im Offshore-Bereich) für Mitarbeiter, die zum ersten Mal in Offshore-Umgebungen arbeiten
• FOET (Further Offshore Emergency Training) als Auffrischungskurs zum BOSIET nach vier Jahren
• HUET (Helicopter Underwater Escape Training) für Mitarbeiter, die mit dem Hubschrauber zu und von Offshore-Anlagen fliegen
• NOGEPA-Schulung für Arbeitnehmer, die im niederländischen Sektor der Nordsee tätig sind
• Ärztliche Tauglichkeitsbescheinigungen, aus denen hervorgeht, dass der Arbeitnehmer körperlich für die Arbeit auf Offshore-Anlagen geeignet ist
• Je nach Tätigkeit fachspezifische Zertifikate, z. B. zur H₂S-Schulung, zur Brandbekämpfung oder zur Ersten Hilfe

Betreiber und Auftraggeber legen häufig fest, welche Zertifizierungen zwingend erforderlich sind, bevor ein Mitarbeiter eingesetzt werden kann. Klären Sie die Anforderungen stets direkt mit dem Projektbetreiber oder dem QHSE-Team Ihres Auftraggebers ab, bevor Sie eine Schulung buchen.

Wie behalten Sie bei einer großen Belegschaft den Überblick über die Verfallsdaten?

Um die Ablaufdaten einer großen Zahl von im Ausland tätigen Mitarbeitern im Blick zu behalten, ist ein zentralisiertes System erforderlich, in dem alle Zertifikate mit ihrem Ausstellungsdatum, ihrer Gültigkeitsdauer und ihren Verlängerungsfristen erfasst werden. Sich darauf zu verlassen, dass die einzelnen Mitarbeiter die Ablaufdaten selbst melden, ist bei einer großen Mitarbeiterzahl kein zuverlässiger Ansatz und birgt Compliance-Risiken.

Zu den praktischen Methoden, die Organisationen anwenden, gehören:

• Spezielle Software für das Personalmanagement oder die Einhaltung von Vorschriften, die automatische Benachrichtigungen zur Verlängerung versendet
• Gemeinsam genutzte Tabellen mit bedingter Formatierung, um Zertifikate zu kennzeichnen, die innerhalb von 60 oder 90 Tagen ablaufen
• Personal- oder Schulungskoordinatoren, die für die Überprüfung von Zertifikaten nach einem festgelegten Zeitplan zuständig sind
• Die Zertifikatsdaten werden in die Personalverwaltungs- oder Mobilisierungssysteme integriert, sodass kein Mitarbeiter ohne gültige Unterlagen eingesetzt werden kann

Entscheidend ist, einen ausreichenden Vorlauf einzuplanen. Die meisten Offshore-Zertifizierungen dauern mindestens ein bis zwei Tage, und beliebte Kurstermine sind schnell ausgebucht. Wenn Verlängerungen mindestens 60 Tage im Voraus angemeldet werden, haben die Koordinatoren genügend Zeit, die Schulungen so zu planen, dass der Projektzeitplan nicht beeinträchtigt wird.

Wer ist für die Verwaltung von Offshore-Zertifizierungen zuständig?

Die Verantwortung für die Verwaltung von Offshore-Zertifizierungen liegt in der Regel beim Arbeitgeber oder beim auftraggebenden Unternehmen und nicht beim einzelnen Arbeitnehmer. In der Praxis bedeutet dies, dass Personalabteilungen, QHSE-Teams, Schulungskoordinatoren oder Crewing-Manager dafür verantwortlich sind, sicherzustellen, dass ihre Belegschaft jederzeit über gültige und angemessene Zertifizierungen verfügt.

Für selbstständige Auftragnehmer und Freiberufler liegt die Verantwortung beim Einzelnen. Von unabhängigen Offshore-Mitarbeitern wird erwartet, dass sie ihre Zertifikate selbst verwalten, ihre Verlängerungstermine im Blick behalten und bei der Entsendung zu einem Projekt gültige Unterlagen vorlegen.

Unabhängig davon, wer den Prozess leitet, hat der Betreiber oder der Anlagenbesitzer das letzte Wort. Mitarbeiter ohne die erforderlichen gültigen Zertifizierungen dürfen eine Offshore-Anlage nicht betreten, unabhängig davon, wie lange sie bereits in der Branche tätig sind.

Was passiert, wenn das Zertifikat eines Offshore-Arbeitnehmers abläuft?

Läuft das Zertifikat eines Offshore-Mitarbeiters ab, darf dieser erst dann wieder offshore arbeiten, wenn das Zertifikat erneuert wurde. Dies gilt auch dann, wenn der Mitarbeiter über langjährige Offshore-Erfahrung verfügt. Abgelaufene Offshore-Ausbildungszertifikate werden von den Betreibern nicht akzeptiert, und der Mitarbeiter wird so lange vom Projekt ausgeschlossen, bis er erneut zertifiziert wurde.

Zu den praktischen Folgen können gehören:

• Verzögerungen bei der Mobilisierung, die den Projektstart verzögern
• Last-Minute-Schulungsbuchungen, die kurzfristig erfolgen und sich schwerer einplanen lassen
• Zusätzliche Kosten für eine Notfallreise zu einem Schulungszentrum
• Reputationsrisiko für den Arbeitgeber, falls bei einer Prüfung eine Lücke bei der Einhaltung der Vorschriften in Bezug auf die Belegschaft festgestellt wird

Einige Zertifizierungen, wie beispielsweise die FOET, müssen vor Ablauf der Gültigkeit des BOSIET-Zertifikats absolviert werden. Wenn man bis nach Ablauf der Gültigkeit wartet, muss der Arbeitnehmer möglicherweise den vollständigen BOSIET-Kurs wiederholen, anstatt den kürzeren Auffrischungskurs zu absolvieren, was mehr Zeit in Anspruch nimmt und höhere Kosten verursacht.

Wie koordiniert man Offshore-Schulungen für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig?

Die Koordination von Offshore-Schulungen für eine große Gruppe erfordert eine frühzeitige Planung, eine klare Kommunikation mit dem Schulungsanbieter sowie einen umfassenden Überblick darüber, wer welche Schulung zu welchem Zeitpunkt benötigt. Je mehr Mitarbeiter beteiligt sind, desto wichtiger ist es, Verlängerungen gebündelt durchzuführen und die Schulungstermine auf die Zeitfenster für die Projektmobilisierung abzustimmen.

1. Überprüfen Sie Ihren Personalbestand: Erstellen Sie eine vollständige Liste aller Mitarbeiter, der von ihnen besessenen Zertifizierungen und der Ablaufdaten der einzelnen Zertifikate.
2. Gruppieren Sie die Mitarbeiter nach ihrem Schulungsbedarf: Ermitteln Sie, wer eine BOSIET-Schulung benötigt, wer eine FOET-Schulung benötigt, wer eine HUET-Verlängerung benötigt und so weiter.
3. Wenden Sie sich frühzeitig an Ihren Schulungsanbieter: Besprechen Sie verfügbare Kurstermine, Gruppenbuchungen und die Möglichkeit, spezielle Schulungen für Ihr Team zu vereinbaren.
4. Anpassung an die Projektzeitpläne: Planen Sie Schulungen nach Möglichkeit so, dass sie vor den Mobilisierungsterminen und nicht erst in letzter Minute absolviert werden.
5. Logistik klären: Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter den Schulungsort problemlos erreichen können, insbesondere wenn sie aus verschiedenen Regionen anreisen.
6. Abgeschlossene Schulungen: Aktualisieren Sie Ihre Zertifizierungsunterlagen, sobald ein Mitarbeiter seine Schulung abgeschlossen und sein Zertifikat erhalten hat.

Die Zusammenarbeit mit einem Schulungsanbieter, der eine garantierte Kursverfügbarkeit bietet, erleichtert die Koordination von Gruppen erheblich. Wenn ein Kurs unabhängig von der Teilnehmerzahl garantiert stattfindet, können Sie kleinere Gruppen buchen, ohne das Risiko einer Absage eingehen zu müssen.

Worauf sollten Sie bei einem Anbieter von Sicherheitsschulungen für Offshore-Arbeiten achten?

Bei der Auswahl eines Anbieters für Offshore-Sicherheitsschulungen sind die wichtigsten Faktoren die Zertifizierung, das Kursangebot, der Standort und die Flexibilität. Ein Anbieter muss von der zuständigen Zertifizierungsstelle, wie beispielsweise OPITO oder NOGEPA, zertifiziert sein, damit seine Zertifikate von Offshore-Betreibern anerkannt werden.

Achten Sie neben der Akkreditierung auch auf Folgendes:

• Garantierte Kurstermine, sodass die Schulung niemals aufgrund zu geringer Teilnehmerzahlen ausfällt
• Flexible Stornierungs- und Umbuchungsbedingungen, um Projektänderungen ohne finanzielle Nachteile zu ermöglichen
• Günstig gelegene Schulungsorte in der Nähe von Häfen, Flughäfen oder Industriezentren, um die Anfahrtszeiten der Mitarbeiter zu minimieren
• Erfahrene Ausbilder mit praktischer Offshore-Erfahrung, die die Schulungen praxisnah und spannend gestalten
• Übersichtliche Dokumentation und digitale Zertifikate, die sich problemlos an Betreiber übermitteln und in Ihrem Compliance-System speichern lassen

Verifizierte Bewertungen von anderen Fachleuten und Organisationen aus der Offshore-Branche sind ein verlässlicher Indikator für die Qualität der Schulungen und die Zuverlässigkeit der Dienstleistungen. Ein Anbieter mit einer soliden Erfolgsbilanz, die sich in einer Vielzahl von Bewertungen widerspiegelt, gibt Ihnen die Gewissheit, dass seine Schulungen den Standards entsprechen, die Betreiber erwarten.

Wie FMTC Safety bei der Zertifizierung von Offshore-Personal hilft

Wir sind uns bewusst, dass die Verwaltung von Offshore-Zertifizierungen für die gesamte Belegschaft ein fortlaufender Prozess ist, der konkrete Konsequenzen nach sich zieht, wenn etwas übersehen wird. Aus diesem Grund haben wir unser Schulungsangebot auf die Bedürfnisse sowohl der einzelnen Mitarbeiter als auch der Unternehmen zugeschnitten, die die Schulungen für ihre Teams koordinieren.

Wir bieten Ihnen folgende Lösungen, um das Management von Offshore-Zertifizierungen zu vereinfachen:

• OPITO- und NOGEPA-zertifizierte Kurse, darunter BOSIET, FOET, HUET und weitere, die weltweit von Offshore-Betreibern anerkannt sind
• Garantierte Kursverfügbarkeit, damit Ihre Mitarbeiter die Schulungen auch in kleineren Gruppen stets termingerecht absolvieren können
• Kostenlose Stornierung und Terminverschiebung bis zu 24 Stunden vor Kursbeginn – das gibt Ihrem Planungsteam Flexibilität
• Strategisch günstig gelegene Schulungszentren in der Nähe wichtiger Häfen, Flughäfen und Industriezentren, um den logistischen Aufwand für Ihre Mitarbeiter zu minimieren
• Unterstützung sowohl bei Einzelbuchungen als auch bei der Gruppenkoordination für Personalabteilungen, QHSE-Fachkräfte und Schulungskoordinatoren

Ganz gleich, ob Sie vor Projektbeginn einen Mitarbeiter zertifizieren lassen müssen oder die Verlängerung der Zertifizierungen für eine gesamte Offshore-Besatzung koordinieren möchten – wir sind für Sie da. Informieren Sie sich über unsere OPITO-Offshore-Kurse oder wenden Sie sich an unser Team, um Ihren Schulungsbedarf zu besprechen.