Comment gérez-vous la certification du personnel travaillant à l'étranger ?

La gestion des certifications du personnel offshore consiste à recenser les certifications détenues par chaque collaborateur, à surveiller leurs dates d'expiration, à garantir le respect des exigences réglementaires et de celles du projet, ainsi qu'à coordonner les renouvellements avant que des lacunes ne apparaissent. Pour les équipes chargées de gérer plusieurs professionnels offshore, ce processus doit être structuré et proactif. Les sections ci-dessous regroupent en un seul endroit les questions les plus courantes concernant la gestion des certifications offshore.

Quelles certifications les travailleurs offshore doivent-ils posséder ?

Les travailleurs offshore doivent généralement justifier d’une combinaison de certifications en matière de survie, de sécurité et spécifiques à leur poste avant de pouvoir travailler sur une installation offshore. Les exigences précises dépendent de la région, de l’opérateur et du type de travail concerné. La plupart des professionnels offshore travaillant en Europe devront posséder, au minimum, un certificat de formation de base à la sécurité délivré par l’OPITO ou la NOGEPA.

Parmi les certificats de formation en mer les plus courants, on peut citer :

• Formation BOSIET (Formation initiale à la sécurité en mer et aux situations d'urgence) destinée aux travailleurs novices dans les environnements offshore
• La formation FOET (Further Offshore Emergency Training), qui fait suite à la formation BOSIET et doit être renouvelée tous les quatre ans
• Formation HUET (Helicopter Underwater Escape Training) destinée aux travailleurs se rendant sur des installations offshore et en revenant par hélicoptère
• Formation NOGEPA destinée aux travailleurs opérant dans le secteur néerlandais de la mer du Nord
• Certificats médicaux attestant que le salarié est physiquement apte à exercer un travail en mer
• Certificats spécifiques à chaque poste, tels que la sensibilisation au H₂S, la lutte contre l'incendie ou les premiers secours, en fonction du poste occupé

Les opérateurs et les clients précisent souvent quelles certifications sont obligatoires avant qu’un travailleur puisse être mobilisé. Vérifiez toujours les exigences directement auprès de l’opérateur du projet ou de l’équipe QHSE de votre client avant de réserver une formation.

Comment assurez-vous le suivi des dates de péremption au sein d'un effectif important ?

Le suivi des dates d'expiration au sein d'un effectif offshore important nécessite un système centralisé dans lequel tous les certificats sont enregistrés avec leurs dates d'émission, leurs durées de validité et leurs dates limites de renouvellement. Se fier aux travailleurs pour qu'ils signalent eux-mêmes les dates d'expiration n'est pas une approche fiable à grande échelle et engendre un risque de non-conformité.

Parmi les méthodes pratiques utilisées par les organisations, on peut citer :

• Logiciel spécialisé dans la gestion des effectifs ou la conformité, qui envoie des alertes de renouvellement automatisées
• Feuilles de calcul partagées avec mise en forme conditionnelle permettant de signaler les certificats arrivant à échéance dans 60 ou 90 jours
• Postes de responsable des ressources humaines ou de coordinateur de formation chargés de vérifier les certificats selon un calendrier défini
• Intégrer les données relatives aux certificats aux systèmes de gestion des équipes ou de mobilisation, afin qu'aucun travailleur ne puisse être affecté à une mission sans disposer de documents valides

La clé réside dans la prise en compte d'un délai de préparation. La plupart des certifications à distance prennent au moins un à deux jours, et les dates de formation les plus prisées sont rapidement complètes. En signalant les renouvellements au moins 60 jours à l'avance, les coordinateurs disposent de suffisamment de temps pour planifier les formations sans perturber le calendrier des projets.

Qui est chargé de gérer les certifications offshore ?

La responsabilité de la gestion des certifications offshore incombe généralement à l'employeur ou à l'entreprise sous-traitante, et non au salarié lui-même. Dans la pratique, cela signifie que les services des ressources humaines, les équipes QHSE, les coordinateurs de formation ou les responsables du recrutement du personnel sont chargés de veiller à ce que leur personnel dispose à tout moment de certifications valides et adaptées.

Pour les entrepreneurs indépendants et les travailleurs autonomes, la responsabilité incombe à chacun. Les travailleurs offshore indépendants sont tenus de gérer eux-mêmes leurs certificats, de suivre leurs dates de renouvellement et de présenter des documents valides lors de leur mobilisation pour un projet.

Quelle que soit la personne chargée de gérer ce processus, c'est l'exploitant ou le propriétaire de l'installation qui a le dernier mot. Les travailleurs ne disposant pas des certifications valides requises ne seront pas autorisés à monter à bord d'une installation offshore, quelle que soit leur ancienneté dans le secteur.

Que se passe-t-il si le certificat d'un travailleur offshore arrive à expiration ?

Si le certificat d'un travailleur offshore arrive à échéance, celui-ci ne pourra plus travailler en mer tant que son certificat n'aura pas été renouvelé. Cette règle s'applique même si le travailleur justifie de plusieurs années d'expérience en mer. Les certificats de formation offshore périmés ne sont pas acceptés par les opérateurs, et le travailleur sera écarté du projet jusqu'à ce qu'il obtienne une nouvelle certification.

Parmi les conséquences concrètes, on peut citer :

• Les retards de mobilisation qui retardent les dates de lancement des projets
• Les réservations de formations de dernière minute, effectuées à court terme, qui sont plus difficiles à planifier
• Frais supplémentaires liés à un déplacement d'urgence vers un centre de formation
• Risque pour la réputation de l'employeur si un manquement aux obligations en matière de gestion du personnel est constaté lors d'un audit

Certaines certifications, telles que la FOET, doivent être obtenues avant l'expiration de la certification BOSIET. Attendre que celle-ci expire signifie que le salarié pourrait devoir repasser l'intégralité de la formation BOSIET au lieu de suivre la formation de renouvellement, plus courte, ce qui prend plus de temps et coûte plus cher.

Comment organisez-vous une formation en mer pour plusieurs salariés à la fois ?

La coordination d'une formation en mer pour un groupe important nécessite une planification en amont, une communication claire avec le prestataire de formation, ainsi qu'une vue d'ensemble permettant de déterminer qui a besoin de quelle formation et à quel moment. Plus le nombre de collaborateurs concernés est élevé, plus il est important de regrouper les renouvellements et d'aligner les calendriers de formation sur les périodes de mobilisation des projets.

1. Faites le point sur votre personnel : dressez une liste exhaustive de tous les salariés, des certifications dont ils sont titulaires et de la date d'expiration de chaque certificat.
2. Regroupez les collaborateurs en fonction de leurs besoins en formation : identifiez ceux qui doivent suivre la formation BOSIET, ceux qui doivent suivre la formation FOET, ceux qui doivent renouveler leur certification HUET, etc.
3. Contactez votre organisme de formation suffisamment à l'avance : discutez des dates de formation disponibles, des réservations de groupe et de la possibilité d'organiser des sessions sur mesure pour votre équipe.
4. S'aligner sur le calendrier des projets : dans la mesure du possible, prévoyez que les formations soient terminées avant les dates de mobilisation, plutôt qu'à la dernière minute.
5. Vérifier les aspects logistiques : s'assurer que les salariés peuvent se rendre facilement sur le lieu de formation, en particulier s'ils viennent de différentes régions.
6. Suivi des formations terminées : mettez à jour vos registres de certification à mesure que chaque salarié termine sa formation et reçoit son certificat.

Travailler avec un prestataire de formation qui garantit la tenue des sessions facilite considérablement la coordination des groupes. Si la tenue d'une formation est garantie quel que soit le nombre de participants, vous pouvez réserver des sessions pour des groupes plus restreints sans risque d'annulation.

Quels sont les critères à prendre en compte pour choisir un prestataire de formation à la sécurité en mer ?

Lors du choix d'un prestataire de formation à la sécurité en mer, les facteurs les plus importants sont l'accréditation, la disponibilité des formations, la localisation et la flexibilité. Un prestataire doit être certifié par l'organisme d'accréditation compétent, tel que l'OPITO ou la NOGEPA, pour que ses certificats soient reconnus par les opérateurs offshore.

Au-delà de l'accréditation, veillez à vérifier les éléments suivants :

• Dates de formation garanties: les sessions ne sont jamais annulées en raison d'un nombre insuffisant d'inscriptions
• Des conditions d'annulation et de report souples permettant de s'adapter aux changements de projet sans pénalité financière
• Des lieux de formation bien situés, à proximité des ports, des aéroports ou des pôles industriels, afin de réduire au minimum les temps de trajet des salariés
• Des formateurs expérimentés, dotés d'une expérience pratique en mer, qui rendent les formations pertinentes et captivantes
• Une documentation claire et des certificats numériques faciles à transmettre aux opérateurs et à archiver dans votre système de conformité

Les avis vérifiés émis par d'autres professionnels et organismes du secteur offshore constituent un indicateur fiable de la qualité de la formation et de la fiabilité du service. Un prestataire qui affiche un bilan solide, attesté par un grand nombre d'avis, vous donne l'assurance que sa formation répond aux normes attendues par les opérateurs.

Comment FMTC Safety facilite la certification du personnel travaillant en mer

Nous sommes conscients que la gestion des certifications offshore au sein d'un effectif est un processus continu qui peut avoir de réelles conséquences lorsqu'une lacune est négligée. C'est pourquoi nous avons conçu notre offre de formation en fonction des besoins tant des salariés individuels que des organisations chargées de coordonner la formation de leurs équipes.

Voici ce que nous proposons pour faciliter la gestion des certifications à l'étranger :

• Formations certifiées OPITO et NOGEPA, notamment BOSIET, FOET, HUET et bien d'autres, reconnues par les opérateurs offshore du monde entier
• Disponibilité garantie des formations afin que vos collaborateurs puissent toujours les suivre dans les délais, même en petits groupes
• Annulation et report gratuits jusqu'à 24 heures avant le début de la formation, ce qui offre une grande flexibilité à votre équipe chargée de la planification
• Des centres de formation stratégiquement situés à proximité des principaux ports, aéroports et pôles industriels afin de simplifier au maximum la logistique pour votre personnel
• Prise en charge aussi bien des inscriptions individuelles que de la gestion des groupes pour les équipes RH, les responsables QHSE et les coordinateurs de formation

Que vous ayez besoin de faire certifier un seul collaborateur avant le lancement d'un projet ou de coordonner le renouvellement des certifications de tout un équipage offshore, nous sommes là pour vous aider. Découvrez nos formations OPITO dédiées au secteur offshore ou contactez notre équipe pour discuter de vos besoins en matière de formation.