Comment les entreprises réduisent-elles les temps d'arrêt liés aux formations à l'étranger ?

Les entreprises réduisent les temps d'arrêt liés à la formation à l'étranger en planifiant à l'avance, en surveillant les dates d'expiration des certificats et en réservant des formations auprès de prestataires garantissant la disponibilité des cours et une grande souplesse dans la programmation. La clé réside dans le fait de considérer la formation comme un processus opérationnel continu plutôt que comme une exigence de dernière minute. Les sections ci-dessous passent en revue les questions les plus courantes concernant la coordination de la formation à l'étranger et expliquent comment y répondre efficacement.

Quelles sont les causes des interruptions de formation chez les travailleurs offshore ?

Les temps d'arrêt liés à la formation offshore surviennent lorsque les travailleurs ne peuvent pas être déployés parce que leurs certifications de sécurité ont expiré ou n'ont tout simplement jamais été obtenues. Cela entraîne des lacunes dans la dotation en personnel des projets, retarde la mobilisation et fait grimper les coûts. Les causes les plus courantes sont une mauvaise gestion du suivi des certificats, des tentatives de réservation de dernière minute et un manque de visibilité sur l'état de formation du personnel.

Au-delà des certificats périmés, les entreprises perdent également du temps lorsque des formations sont annulées en raison d’un nombre insuffisant d’inscriptions, lorsque les collaborateurs sont inscrits à des lieux peu pratiques qui nécessitent des déplacements supplémentaires, ou encore lorsque la formation choisie ne correspond pas aux exigences d’un projet spécifique. Chacune de ces situations repousse la date de prise de fonction d’un collaborateur et met sous pression le calendrier du projet.

• Certificats OPITO, NOGEPA ou STCW périmés qui n'ont pas été signalés à l'avance
• Demandes de formation de dernière minute pour lesquelles il n'y a plus de places disponibles
• Annulations de cours en raison d'un nombre insuffisant de participants
• Des salariés inscrits à une formation qui ne correspondait pas à leur poste ou à leur région
• Manque de coordination entre les équipes des ressources humaines, de la santé, de la sécurité et de l'environnement (HSE) et les équipes opérationnelles

C'est en s'attaquant à ces causes profondes que l'on obtient la plupart des progrès en matière de coordination de la formation à l'étranger.

Comment les entreprises assurent-elles le suivi de la date d'expiration des certificats de formation à l'étranger ?

Les entreprises assurent le suivi de l'expiration des certificats de formation offshore en tenant à jour un registre centralisé de formation qui répertorie les certifications de chaque salarié, leurs dates de délivrance et leurs dates limites de renouvellement. Cette gestion peut s'effectuer à l'aide d'un logiciel dédié à la gestion des effectifs, d'un système RH interne ou d'un tableur structuré doté de rappels automatisés. L'objectif est de signaler les renouvellements à venir bien avant l'expiration du certificat.

Pour les grandes organisations qui gèrent des équipes réparties sur plusieurs projets et sites, le suivi manuel perd rapidement de sa fiabilité. L’approche la plus efficace consiste à associer un système numérique de suivi des formations à un calendrier de renouvellement bien défini. Par exemple, de nombreuses entreprises ont mis en place une règle interne prévoyant de lancer la formation de renouvellement au moins 60 à 90 jours avant l’expiration d’un certificat, ce qui laisse suffisamment de temps pour trouver une place disponible dans une formation sans perturber les calendriers de déploiement.

Les petits prestataires et les indépendants s'appuient souvent sur leur propre système de gestion des documents ou sur des rappels mis en place par leur organisme de formation. Quelle que soit la taille de l'entreprise, le principe reste le même : un suivi proactif permet d'éviter la précipitation qui entraîne des interruptions dans les formations à l'étranger.

Quelle est la différence entre une formation offshore programmée et une formation offshore à la demande ?

Les formations en présentiel se déroulent à des dates fixes publiées à l'avance, tandis que les formations à la demande sont organisées en fonction du calendrier d'un groupe spécifique, souvent à un lieu et à une heure choisis par le client. Les formations programmées constituent le modèle standard et conviennent aux particuliers ou aux petites équipes qui peuvent s'organiser en fonction des dates publiées. Les formations à la demande ou en groupe sont plus pratiques pour les organisations qui affectent plusieurs collaborateurs au même projet.

Pour la plupart des formations à la sécurité en mer, y compris les formations OPITO et NOGEPA, les sessions à inscription libre programmées constituent l’option la plus accessible. Elles permettent aux salariés et aux prestataires de s’inscrire individuellement, sans qu’il soit nécessaire de former un groupe complet. Les sessions à la demande deviennent rentables lorsqu’une entreprise doit former cinq personnes ou plus en même temps, car elles permettent de regrouper les déplacements et les absences du travail.

En matière de planification des formations à l'étranger, la différence concrète réside dans les délais de préparation et la taille des groupes. Les formations programmées nécessitent une réservation à l'avance pour garantir une place. Les formations à la demande nécessitent une coordination avec le prestataire de formation pour fixer une date ; cela prend plus de temps à organiser, mais offre davantage de contrôle sur le calendrier et le lieu.

Comment les centres de formation peuvent-ils réduire les retards liés à la mobilisation à l'étranger ?

Les sites de formation permettent de réduire les délais de mobilisation offshore lorsqu’ils sont situés à proximité des points de départ réels des travailleurs, tels que les aéroports, les ports ou les grands pôles industriels. Un travailleur qui peut suivre ses formations OPITO offshore dans la même ville d’où il s’envole ne perd aucun jour de voyage supplémentaire, contrairement à celui qui doit se rendre dans un centre de formation éloigné et en revenir avant sa mobilisation.

Le choix stratégique de l'emplacement d'un centre de formation influe directement sur la rapidité avec laquelle une main-d'œuvre peut être certifiée et déployée. Si un centre de formation est situé à proximité d'un héliport ou d'une grande base d'approvisionnement offshore, les travailleurs peuvent suivre leur formation dans le cadre de leur préparation habituelle avant déploiement, plutôt que de devoir effectuer un déplacement spécifique à cet effet. Cela s'avère particulièrement pertinent dans le cas de mobilisations urgentes, où chaque jour compte.

Pour les entreprises qui gèrent des équipes internationales, l'accès à des formations dans plusieurs pays revêt également une grande importance. Le fait de proposer des formations certifiées aux Pays-Bas, en France, en Belgique, aux États-Unis et en Arabie saoudite, par exemple, permet aux collaborateurs de suivre une formation dans le pays le plus proche de leur projet, plutôt que de devoir se déplacer à l'étranger uniquement pour suivre une formation.

Les entreprises devraient-elles réserver des formations à l'étranger en groupe ou individuelles ?

Les entreprises devraient opter pour des formations en groupe lorsque plusieurs salariés doivent obtenir la même certification dans un délai similaire, et pour des formations individuelles lorsque les horaires des salariés sont décalés ou que leurs besoins en matière de formation diffèrent. Les inscriptions en groupe simplifient la logistique, réduisent les coûts par personne et permettent d'aligner la formation sur les dates de lancement des projets. Les inscriptions individuelles offrent davantage de flexibilité lorsque les besoins en personnel sont moins prévisibles.

Cette décision dépend de trois facteurs principaux :

1. Taille du groupe : former cinq personnes ou plus en même temps rend généralement la réservation de groupe plus efficace que d'inscrire chaque participant à des sessions programmées séparément.
2. Synchronisation des calendriers : si tous les collaborateurs sont mobilisés sur un même projet, une formation en groupe permet de s'assurer que chacun soit certifié et prêt en même temps.
3. Diversité des formations : si les salariés ont besoin de différentes certifications, il est généralement plus pratique de les inscrire individuellement à des formations en inscription libre plutôt que d'essayer de regrouper plusieurs types de formations au sein d'une seule session collective.

Pour la formation à grande échelle de leur personnel à l'étranger, de nombreuses entreprises ont recours à une approche hybride. Elles organisent des sessions collectives pour les mobilisations liées à des projets de grande envergure et s'appuient sur des sessions ouvertes programmées pour combler des lacunes moins importantes ou pour les renouvellements individuels.

Quel rôle joue un prestataire de formation certifié dans la réduction des temps d'arrêt ?

Un prestataire de formation certifié réduit les temps d'arrêt liés à la formation en mer en proposant des formations accréditées qui répondent aux exigences réglementaires, en organisant des sessions de manière fiable afin que les travailleurs ne se retrouvent jamais sans place disponible, et en offrant des options de réservation flexibles qui s'adaptent aux calendriers opérationnels. L'accréditation délivrée par des organismes tels que l'OPITO ou la NOGEPA garantit que les certificats sont reconnus sans réserve par les exploitants et les maîtres d'ouvrage.

Au-delà de l'accréditation, la fiabilité du calendrier des formations proposé par un prestataire revêt une importance capitale. Une formation annulée en raison d'un nombre insuffisant d'inscrits oblige les collaborateurs à se réinscrire et retarde leur déploiement. Les prestataires qui garantissent la tenue des formations quel que soit le nombre de participants éliminent ce risque. La souplesse des politiques d'annulation et de report est également essentielle, car les délais des projets offshore évoluent fréquemment et les collaborateurs peuvent être amenés à modifier la date de leur formation à la dernière minute.

Le professionnalisme et l'expérience des formateurs constituent un autre facteur déterminant. Une formation directement adaptée aux conditions réelles de travail en mer permet de mieux préparer les travailleurs et de réduire le risque d'incidents liés à la sécurité, qui constituent eux-mêmes une source majeure d'arrêts imprévus.

Comment FMTC Safety contribue à réduire les temps d'arrêt liés à la formation en mer

Nous aidons les entreprises et les professionnels indépendants à combler les lacunes en matière de coordination de la formation à l'étranger qui entraînent des retards, des mobilisations infructueuses et des coûts superflus. Notre approche s'articule autour des facteurs qui comptent le plus pour les responsables de la formation à l'étranger :

• Continuité des formations garantie : nos formations ont lieu même avec un petit nombre de participants, ce qui permet aux salariés de ne jamais se retrouver sans place.
• Réservation flexible : annulation et report gratuits jusqu'à 24 heures avant le début de la formation, ce qui permet aux équipes opérationnelles de s'adapter aux changements de calendrier des projets.
• Emplacements stratégiques : nous organisons des formations dans des centres situés à proximité d'aéroports, de ports et de pôles industriels aux Pays-Bas, aux États-Unis, en France, en Belgique et en Arabie saoudite, ce qui allège la charge liée aux déplacements pour les travailleurs avant leur mobilisation.
• Formations agréées OPITO et NOGEPA : nos certifications sont reconnues par les opérateurs du monde entier ; vous n'aurez donc pas à subir de retards liés à des qualifications non reconnues.
• Assistance destinée aussi bien aux particuliers qu'aux organisations : que vous soyez un prestataire indépendant effectuant une réservation pour votre compte ou une équipe RH chargée de coordonner la formation d'une équipe, nous vous proposons des procédures de réservation claires et une assistance pour les formalités administratives.

Si vous souhaitez vous assurer que votre personnel dispose des certifications nécessaires et soit prêt à intervenir sans subir la pression des préparatifs de dernière minute, n'hésitez pas à nous contacter pour discuter de vos besoins en formation ou à consulter les dates de formation disponibles dans le centre de formation le plus proche de chez vous.