W jaki sposób zarządzacie certyfikacją pracowników zatrudnionych za granicą?

Zarządzanie certyfikatami pracowników offshore polega na śledzeniu, jakie certyfikaty posiada każdy pracownik, monitorowaniu dat ich ważności, zapewnianiu zgodności z wymogami projektowymi i regulacyjnymi oraz koordynowaniu przedłużania certyfikatów, zanim pojawią się luki. W przypadku zespołów zarządzających wieloma specjalistami offshore proces ten musi być uporządkowany i proaktywny. Poniższe sekcje zawierają w jednym miejscu odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące zarządzania certyfikatami pracowników offshore.

Jakie certyfikaty muszą posiadać pracownicy na platformach wiertniczych?

Pracownicy platform morskich zazwyczaj muszą posiadać szereg certyfikatów z zakresu przetrwania, bezpieczeństwa oraz kwalifikacji związanych z pełnioną funkcją, zanim będą mogli podjąć pracę na instalacji morskiej. Dokładne wymagania zależą od regionu, operatora oraz rodzaju wykonywanej pracy. Większość specjalistów pracujących na platformach morskich w Europie musi posiadać co najmniej certyfikat ukończenia podstawowego szkolenia z zakresu bezpieczeństwa wydany przez OPITO lub NOGEPA.

Do typowych certyfikatów szkoleniowych w zakresie pracy na platformach morskich należą:

• Szkolenie BOSIET (podstawowe szkolenie wprowadzające w zakresie bezpieczeństwa pracy na platformach morskich oraz postępowania w sytuacjach awaryjnych) dla pracowników rozpoczynających pracę w środowisku morskim
• Szkolenie FOET (Further Offshore Emergency Training) jako odnowienie certyfikatu BOSIET po upływie czterech lat
• HUET (szkolenie z ewakuacji podwodnej z helikoptera) dla pracowników przemieszczających się helikopterem do i z instalacji morskich
• Szkolenie NOGEPA dla pracowników zatrudnionych w holenderskim sektorze Morza Północnego
• Zaświadczenia lekarskie potwierdzające, że pracownik jest fizycznie zdolny do pracy na platformie morskiej
• Certyfikaty związane z konkretnym stanowiskiem, takie jak szkolenie z zakresu zagrożeń związanych z H₂S, gaszenia pożarów lub pierwszej pomocy, w zależności od stanowiska

Operatorzy i klienci często określają, jakie certyfikaty są obowiązkowe, zanim pracownik będzie mógł zostać oddelegowany do pracy. Przed zarezerwowaniem szkolenia należy zawsze potwierdzić wymagania bezpośrednio u operatora projektu lub w dziale QHSE klienta.

Jak śledzicie daty ważności w przypadku dużej liczby pracowników?

Śledzenie dat ważności certyfikatów wśród licznej kadry pracującej za granicą wymaga scentralizowanego systemu, w którym wszystkie certyfikaty są rejestrowane wraz z datami wydania, okresami ważności i terminami odnowienia. Poleganie na tym, że poszczególni pracownicy sami zgłaszają daty wygaśnięcia, nie jest niezawodnym rozwiązaniem w przypadku dużej liczby osób i stwarza ryzyko związane z nieprzestrzeganiem przepisów.

Do praktycznych metod stosowanych przez organizacje należą:

• Specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania personelem lub zapewniania zgodności z przepisami, które wysyła automatyczne powiadomienia o przedłużeniu umowy
• Współdzielone arkusze kalkulacyjne z formatowaniem warunkowym, służące do zaznaczania certyfikatów, których ważność wygasa w ciągu 60 lub 90 dni
• Stanowiska w dziale kadr lub koordynatorów szkoleń, których zadaniem jest weryfikacja certyfikatów zgodnie z ustalonym harmonogramem
• Zintegrowanie danych certyfikatów z systemami zarządzania załogą lub mobilizacji, tak aby żaden pracownik nie mógł zostać oddelegowany bez ważnych dokumentów

Kluczem do sukcesu jest uwzględnienie czasu przygotowawczego. Większość certyfikacji offshore trwa co najmniej jeden do dwóch dni, a terminy popularnych szkoleń szybko się zapełniają. Zgłoszenie przedłużenia certyfikacji co najmniej 60 dni wcześniej daje koordynatorom wystarczająco dużo czasu na zaplanowanie szkoleń bez zakłócania harmonogramu projektu.

Kto odpowiada za zarządzanie certyfikatami offshore?

Odpowiedzialność za zarządzanie certyfikatami do pracy na morzu spoczywa zazwyczaj na pracodawcy lub firmie zlecającej, a nie na poszczególnych pracownikach. W praktyce oznacza to, że działy kadr, zespoły ds. jakości, bezpieczeństwa i ochrony środowiska (QHSE), koordynatorzy szkoleń lub menedżerowie ds. załóg są odpowiedzialni za zapewnienie, by ich pracownicy przez cały czas posiadali ważne i odpowiednie certyfikaty.

W przypadku wykonawców prowadzących działalność na własny rachunek i freelancerów odpowiedzialność spoczywa na nich samych. Od niezależnych pracowników offshore oczekuje się, że będą samodzielnie dbać o swoje certyfikaty, śledzić terminy ich odnowienia oraz przedstawiać ważne dokumenty podczas mobilizacji do realizacji projektu.

Niezależnie od tego, kto zarządza tym procesem, ostateczną decyzję podejmuje operator lub właściciel instalacji. Pracownicy nieposiadający wymaganych, ważnych uprawnień nie będą mogli wejść na instalację morską, niezależnie od tego, jak długo pracują w tej branży.

Co się stanie, jeśli wygaśnie certyfikat pracownika platformy wiertniczej?

W przypadku wygaśnięcia certyfikatu pracownika platformy morskiej nie będzie on mógł wykonywać pracy na platformie do czasu odnowienia certyfikatu. Dotyczy to nawet sytuacji, gdy pracownik posiada wieloletnie doświadczenie w pracy na platformach morskich. Operatorzy nie akceptują certyfikatów szkoleniowych, których ważność wygasła, a pracownik zostanie odsunięty od udziału w projekcie do czasu ponownego uzyskania certyfikatu.

Wśród praktycznych konsekwencji można wymienić:

• Opóźnienia w mobilizacji, które powodują przesunięcie terminów rozpoczęcia projektów
• Rezerwacje szkoleń w ostatniej chwili, które trudniej jest wpasować w harmonogram
• Dodatkowe koszty związane z podróżą w trybie pilnym do ośrodka szkoleniowego
• Ryzyko utraty reputacji przez pracodawcę w przypadku wykrycia podczas kontroli nieprawidłowości w zakresie przestrzegania przepisów dotyczących pracowników

Niektóre certyfikaty, takie jak FOET, należy uzyskać przed upływem terminu ważności certyfikatu BOSIET. Odczekanie do momentu wygaśnięcia certyfikatu oznacza, że pracownik może być zmuszony do ponownego przystąpienia do pełnego kursu BOSIET zamiast krótszego kursu odnawiającego, co zajmuje więcej czasu i wiąże się z wyższymi kosztami.

Jak organizować szkolenia na morzu dla wielu pracowników jednocześnie?

Koordynacja szkoleń poza siedzibą firmy dla dużej grupy wymaga wcześniejszego planowania, jasnej komunikacji z organizatorem szkoleń oraz całościowego obrazu tego, kto, kiedy i jakie szkolenie powinien odbyć. Im więcej pracowników bierze w tym udział, tym ważniejsze jest grupowe przedłużanie uprawnień oraz dostosowanie harmonogramów szkoleń do terminów uruchamiania projektów.

1. Przeprowadź przegląd kadry: Sporządź pełną listę wszystkich pracowników wraz z posiadanymi przez nich certyfikatami oraz datami ważności poszczególnych certyfikatów.
2. Podziel pracowników na grupy według potrzeb szkoleniowych: ustal, kto musi przejść szkolenie BOSIET, kto – FOET, kto musi odnowić certyfikat HUET itd.
3. Skontaktuj się z organizatorem szkoleń z odpowiednim wyprzedzeniem: omów dostępne terminy kursów, rezerwacje grupowe oraz możliwość zorganizowania specjalnych sesji dla Twojego zespołu.
4. Dostosuj się do harmonogramów projektów: w miarę możliwości planuj szkolenia tak, aby zakończyły się przed terminami rozpoczęcia prac, a nie w ostatniej chwili.
5. Potwierdź kwestie logistyczne: upewnij się, że pracownicy mogą bez trudu dotrzeć do miejsca szkolenia, zwłaszcza jeśli przyjeżdżają z różnych regionów.
6. Ukończone szkolenia: Aktualizuj ewidencję certyfikatów w miarę jak poszczególni pracownicy kończą szkolenia i otrzymują certyfikaty.

Współpraca z organizatorem szkoleń, który gwarantuje dostępność kursów, znacznie ułatwia koordynację grup. Jeśli istnieje gwarancja, że kurs się odbędzie niezależnie od liczby uczestników, można rezerwować mniejsze grupy bez ryzyka odwołania.

Na co należy zwrócić uwagę, wybierając dostawcę szkoleń z zakresu bezpieczeństwa na morzu?

Przy wyborze organizatora szkoleń z zakresu bezpieczeństwa na morzu najważniejszymi czynnikami są akredytacja, dostępność kursów, lokalizacja oraz elastyczność. Organizator musi posiadać certyfikat wydany przez odpowiednią instytucję akredytacyjną, taką jak OPITO lub NOGEPA, aby jego certyfikaty były uznawane przez operatorów platform morskich.

Oprócz akredytacji warto zwrócić uwagę na:

• Gwarantowane terminy kursów, dzięki czemu szkolenia nigdy nie są odwoływane z powodu zbyt małej liczby uczestników
• Elastyczne zasady anulowania i zmiany terminów, umożliwiające dostosowanie się do zmian w projekcie bez ponoszenia kar finansowych
• Dogodne lokalizacje szkoleń w pobliżu portów, lotnisk lub ośrodków przemysłowych, pozwalające zminimalizować czas dojazdu pracowników
• Doświadczeni instruktorzy z praktycznym doświadczeniem w pracy na platformach wiertniczych, którzy sprawiają, że szkolenia są dostosowane do potrzeb i angażujące
• Przejrzysta dokumentacja i certyfikaty cyfrowe, które można łatwo przedłożyć operatorom i przechowywać w systemie zarządzania zgodnością

Zweryfikowane recenzje innych specjalistów i organizacji z branży offshore stanowią wiarygodny wskaźnik jakości szkoleń i niezawodności usług. Dostawca, który może pochwalić się imponującymi wynikami potwierdzonymi licznymi recenzjami, daje pewność, że jego szkolenia spełniają standardy oczekiwane przez operatorów.

W jaki sposób firma FMTC Safety wspiera proces certyfikacji pracowników sektora offshore

Zdajemy sobie sprawę, że zarządzanie certyfikacją offshore wśród pracowników to proces ciągły, którego zaniedbania niosą ze sobą realne konsekwencje. Dlatego właśnie stworzyliśmy naszą ofertę szkoleniową w oparciu o potrzeby zarówno poszczególnych pracowników, jak i organizacji koordynujących szkolenia dla swoich zespołów.

Oto, co oferujemy, aby ułatwić zarządzanie certyfikacją offshore:

• Kursy z certyfikatami OPITO i NOGEPA, w tym BOSIET, FOET, HUET i inne, uznawane przez operatorów platform wiertniczych na całym świecie
• Gwarantowana dostępność kursów, dzięki czemu Twoi pracownicy zawsze mogą ukończyć szkolenie na czas, nawet w mniejszych grupach
• Możliwość bezpłatnego anulowania lub zmiany terminu do 24 godzin przed rozpoczęciem kursu, co zapewnia elastyczność zespołowi ds. planowania
• Strategicznie zlokalizowane ośrodki szkoleniowe w pobliżu głównych portów, lotnisk i ośrodków przemysłowych, co pozwala zminimalizować nakłady logistyczne związane z transportem pracowników
• Wsparcie zarówno w zakresie rezerwacji indywidualnych, jak i koordynacji grupowej dla zespołów HR, specjalistów ds. QHSE oraz koordynatorów szkoleń

Niezależnie od tego, czy chcesz zapewnić certyfikację jednego pracownika przed rozpoczęciem projektu, czy też koordynować przedłużenie certyfikatów dla całej załogi pracującej na morzu, chętnie Ci pomożemy. Zapoznaj się z naszą ofertą kursów OPITO dla pracowników morskich lub skontaktuj się z naszym zespołem, aby omówić swoje potrzeby szkoleniowe.