¿Cómo reducen las empresas el tiempo de inactividad derivado de la formación en el extranjero?

Las empresas reducen el tiempo de inactividad asociado a la formación en el extranjero planificando con antelación, realizando un seguimiento de las fechas de caducidad de los certificados y contratando la formación a proveedores que garanticen la disponibilidad de los cursos y ofrezcan horarios flexibles. La clave está en considerar la formación como un proceso operativo continuo, en lugar de como un requisito de última hora. En los apartados siguientes se detallan las preguntas más habituales sobre la coordinación de la formación en el extranjero y cómo abordarlas de forma eficaz.

¿A qué se deben las interrupciones en la formación de los trabajadores en alta mar?

El tiempo de inactividad por formación en alta mar se produce cuando no es posible desplegar a los trabajadores porque sus certificados de seguridad han caducado o porque nunca se obtuvieron. Esto genera carencias en la dotación de personal de los proyectos, retrasa la movilización y aumenta los costes. Las causas más habituales son un seguimiento deficiente de los certificados, los intentos de reserva de última hora y la falta de visibilidad sobre el estado de formación de la plantilla.

Además de los certificados caducados, las empresas también pierden tiempo cuando se cancelan cursos de formación debido a la escasa matriculación, cuando se inscribe a los trabajadores en lugares poco convenientes que requieren desplazamientos adicionales, o cuando se reserva un curso inadecuado para los requisitos específicos de un proyecto. Cada una de estas situaciones retrasa la fecha de incorporación de un trabajador y ejerce presión sobre los plazos del proyecto.

• Certificados de OPITO, NOGEPA o STCW caducados que no se hayan señalado con antelación
• Solicitudes de formación de última hora sin plazas disponibles en los cursos
• Cancelaciones de cursos por falta de participantes
• Trabajadores inscritos en un curso que no se ajusta a su puesto específico o a su región
• Falta de coordinación entre los equipos de RR. HH., de salud, seguridad y medio ambiente (HSE) y de operaciones

Abordar estas causas fundamentales es lo que permite obtener la mayor parte de los avances en la coordinación de la formación en el extranjero.

¿Cómo controlan las empresas la fecha de caducidad de los certificados de formación en el extranjero?

Las empresas realizan un seguimiento de la caducidad de los certificados de formación en alta mar mediante un registro centralizado de formación en el que se recogen las certificaciones de cada trabajador, las fechas de emisión y los plazos de renovación. Esto puede gestionarse mediante un software específico de gestión de personal, un sistema interno de recursos humanos o una hoja de cálculo estructurada con recordatorios automáticos. El objetivo es señalar las renovaciones próximas con suficiente antelación antes de que caduque un certificado.

En el caso de las organizaciones más grandes que gestionan equipos en múltiples proyectos y ubicaciones, el seguimiento manual deja de ser fiable en poco tiempo. El enfoque más eficaz combina un sistema digital de registro de formación con un calendario de renovación bien definido. Por ejemplo, muchas empresas establecen una norma interna para iniciar la formación de renovación al menos entre 60 y 90 días antes de que caduque un certificado, lo que proporciona tiempo suficiente para encontrar una plaza en un curso sin alterar los calendarios de despliegue.

Los pequeños contratistas y los autónomos suelen recurrir a la gestión personal de documentos o a los recordatorios que les envía su proveedor de formación. Independientemente del tamaño de la empresa, el principio es el mismo: un seguimiento proactivo evita el ajetreo que provoca interrupciones en la formación en el extranjero.

¿Cuál es la diferencia entre la formación offshore programada y la formación offshore a la carta?

La formación a distancia programada se imparte en fechas fijas que se publican con antelación, mientras que la formación a medida se organiza para adaptarse al calendario de un grupo concreto, a menudo en el lugar y a la hora elegidos por el cliente. Los cursos programados son el modelo estándar y resultan adecuados para personas individuales o pequeños equipos que pueden organizarse en función de las fechas publicadas. La formación a medida o en grupo resulta más práctica para las organizaciones que destinan a varios trabajadores al mismo proyecto.

Para la mayoría de los cursos de formación en seguridad en alta mar, incluidos los de OPITO y NOGEPA, las sesiones de inscripción abierta programadas son la opción más accesible. Permiten a los trabajadores y contratistas individuales inscribirse sin necesidad de formar un grupo completo. Las sesiones a demanda resultan rentables cuando una empresa necesita formar a cinco o más personas a la vez, ya que permiten optimizar la logística de los desplazamientos y el tiempo de ausencia del trabajo.

La diferencia práctica a la hora de programar cursos de formación en el extranjero se reduce al plazo de preparación y al tamaño del grupo. Los cursos programados requieren una reserva previa para garantizar una plaza. Los cursos a demanda requieren coordinarse con el proveedor de formación para fijar una fecha, lo que lleva más tiempo organizar, pero ofrece un mayor control sobre el horario y la ubicación.

¿Cómo pueden los centros de formación reducir los retrasos en la movilización al extranjero?

Los centros de formación reducen los retrasos en la movilización a alta mar cuando están situados cerca de los puntos desde los que los trabajadores realmente viajan, como aeropuertos, puertos o los principales centros industriales. Un trabajador que puede completar sus cursos OPITO para alta mar en la misma ciudad desde la que sale en avión no pierde días de viaje adicionales, en comparación con alguien que tiene que desplazarse hasta un centro de formación lejano y volver antes de la movilización.

La ubicación estratégica es un factor directo que influye en la rapidez con la que se puede certificar y desplegar a la plantilla. Si un centro de formación se encuentra cerca de un helipuerto o de una importante base de abastecimiento en alta mar, los trabajadores pueden completar la formación como parte de su preparación habitual previa al despliegue, en lugar de considerarla un viaje aparte. Esto resulta especialmente relevante en el caso de movilizaciones urgentes, en las que cada día cuenta.

Para las empresas que gestionan plantillas internacionales, el acceso a la formación en distintos países también es importante. Disponer de formación certificada en los Países Bajos, Francia, Bélgica, Estados Unidos y Arabia Saudí, por ejemplo, significa que los trabajadores pueden formarse en el país más cercano a su proyecto, en lugar de tener que viajar al extranjero solo para asistir a un curso.

¿Deberían las empresas contratar cursos de formación en el extranjero, ya sean en grupo o individuales?

Las empresas deberían reservar formación en grupo cuando varios trabajadores necesiten la misma certificación en un plazo similar, y formación individual cuando los trabajadores tengan horarios escalonados o requisitos de formación distintos. Las reservas en grupo simplifican la logística, reducen los costes por persona y permiten ajustar la formación a las fechas de inicio de los proyectos. Las reservas individuales ofrecen mayor flexibilidad cuando las necesidades de la plantilla son menos predecibles.

La decisión depende de tres factores principales:

1. Tamaño del grupo: Impartir formación a cinco o más personas a la vez suele hacer que la reserva de grupo resulte más eficiente que inscribir a cada persona en sesiones programadas por separado.
2. Coordinación temporal: si todos los trabajadores se incorporan al mismo proyecto, la formación en grupo garantiza que todos obtengan la certificación y estén preparados al mismo tiempo.
3. Variedad de cursos: Si los trabajadores necesitan diferentes certificaciones, suele ser más práctico realizar inscripciones individuales en cursos de matrícula abierta que intentar coordinar varios tipos de cursos en una sola sesión grupal.

Para la formación a gran escala del personal en el extranjero, muchas empresas recurren a un enfoque híbrido. Organizan sesiones grupales para movilizaciones de proyectos de gran envergadura y recurren a inscripciones abiertas programadas para cubrir vacantes más pequeñas o renovaciones individuales.

¿Qué papel desempeña un proveedor de formación certificado a la hora de reducir el tiempo de inactividad?

Un proveedor de formación certificado reduce el tiempo de inactividad dedicado a la formación en alta mar al ofrecer cursos acreditados que cumplen los requisitos normativos, organizar sesiones de forma fiable para que los trabajadores no se queden sin plaza en un curso y proporcionar opciones de reserva flexibles que se adapten a los horarios operativos. La acreditación de organismos como OPITO o NOGEPA garantiza que los certificados sean reconocidos sin objeciones por los operadores y los propietarios de los proyectos.

Más allá de la acreditación, la fiabilidad del calendario de cursos de un proveedor es de vital importancia. Un curso que se cancela debido a un número insuficiente de inscritos obliga a los trabajadores a volver a reservar plaza y retrasa su incorporación. Los proveedores que garantizan la celebración de los cursos independientemente del número de participantes eliminan este riesgo. Las políticas flexibles de cancelación y reprogramación también son importantes, ya que los plazos de los proyectos en el extranjero cambian con frecuencia y los trabajadores pueden verse obligados a modificar la fecha de su formación con poca antelación.

Otro factor importante es contar con formadores con experiencia y conocimientos prácticos. Una formación directamente relacionada con las condiciones reales de trabajo en alta mar prepara mejor a los trabajadores y reduce la probabilidad de que se produzcan incidentes de seguridad, que son en sí mismos una de las principales causas de paradas imprevistas.

Cómo FMTC Safety contribuye a reducir el tiempo de inactividad en la formación en alta mar

Ayudamos a las empresas y a los profesionales independientes a eliminar las deficiencias en la coordinación de la formación en el extranjero que provocan retrasos, mobilizaciones fallidas y costes innecesarios. Nuestro enfoque se basa en los factores que más importan a los responsables de la contratación de formación en el extranjero:

• Continuidad garantizada de los cursos: nuestros cursos se imparten incluso con un número reducido de participantes, por lo que los trabajadores nunca se quedan sin plaza para formarse.
• Reserva flexible: cancelación y cambio de fecha sin coste alguno hasta 24 horas antes del inicio del curso, lo que permite a los equipos operativos adaptarse a los cambios en los plazos de los proyectos.
• Ubicaciones estratégicas: Impartimos cursos de formación en centros situados cerca de aeropuertos, puertos y centros industriales de los Países Bajos, Estados Unidos, Francia, Bélgica y Arabia Saudí, lo que reduce las molestias que supone el desplazamiento para los trabajadores antes de su mobilización.
• Cursos acreditados por OPITO y NOGEPA: Nuestras certificaciones están reconocidas por operadores de todo el mundo, por lo que no se producen retrasos debidos a titulaciones no reconocidas.
• Asistencia tanto para particulares como para organizaciones: tanto si eres un autónomo que realiza una reserva por tu cuenta como si eres un equipo de RR. HH. que coordina la formación de un grupo de empleados, te ofrecemos procesos de reserva claros y asistencia con la documentación.

Si quieres asegurarte de que tu plantilla cuente con la certificación necesaria y esté preparada sin la presión de última hora, ponte en contacto con nosotros para comentarnos tus necesidades de formación o consulta las fechas disponibles de los cursos en tu centro de formación más cercano.